Здравствуйте! В этой ветке хотелось бы вести консультации (помощь в работе, вопросы) для секретарей, офис-менеджеров, помощников руководителей. Консультации по секретарскому делу, делопроизводству, архиву предприятия, номенклатуре дел и многое другое. Спрашивайте, кого что интересует, постараюсь ответить на все ваши вопросы или подскажу где можно что посмотреть (информацию).

Всегда подшивала документы по мере поступления с низу вверх (последние сверху). Пришел умник закончивший курсы по делопроизводству и сказал, что по всем правилам нужно наоборот: свежий подшивается под все предыдущие. У меня кроме аргумента - неудобно - нечего ему ответить, так как курсов не оканчивала. Есть ли какой-нибудь норматив обязывающий подшивать документы именно в таком порядке. Спасибо.

ДД,
В типовой инструкции делопроизводства говорится: "Исполненные документы подшиваются в дело в порядке решения вопросов по хронологии, алфавиту, индексации (нумерации),причем документ-ответ должен следовать за документом-запросом"
3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу)"

наиболее часто задаваемые вопросы:

Вопрос: Обязательно ли в деловых письмах использовать обращение к руководителю учреждения? Если да, то каким должно быть это обращение? В каких случаях составляют письма без обращения?

Ответ: В зарубежной деловой переписке вступительное обращение, как и заключительная этикетная фраза, являются обязательными элементами любого делового письма. В русском делопроизводстве до революции 1917 г. существовала сложная система обращений с использованием титулов (Ваше превосходительство! Ваше благородие!) и др., но после революции она была отменена в связи с упразднением царских должностей, чинов, званий. В советское время этикетные фразы использовались только в переписке с зарубежными корреспондентами. С начала 1990-х годов начался возврат к практике применения этикетных фраз в деловой переписке внутри страны, но четких правил относительно того, когда нужно использовать этикетные фразы, а когда нет, не выработано. "Этикетные фразы уместны в любом деловом письме. Их использование свидетельствует о том, что автор – человек культурный, настроенный доброжелательно, желающий произвести на корреспондента благоприятное впечатление.

В настоящее время используются такие варианты обращений:
- обращение по должности (используется при обращении к руководителям, занимающим высокие должности: президент, член парламента, губернатор, посол, мэр и др.):
Уважаемый господин президент!
Уважаемый господин председатель!
Уважаемый господин мэр!
Уважаемый господин министр!
- обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов):
Уважаемый господин Леонтьев!
Уважаемая госпожа Мурашова!
- обращение по имени и отчеству:
Уважаемый Николай Михайлович!
Уважаемая Ирина Николаевна!
- обращение к группе работников или организации:
Уважаемые господа!
Господа!
-обращение к лицам одного профессионального круга:
Уважаемые коллеги!

amm,
А меня учили, что, если в обращении используется "уважаемый/уважаемая/уважаемые", то в конце письма "с уважением" не используется.

Вы правы, подредактировала немного

1. Деловая корреспонденция или служебная переписка.
Правила составления делового письма

Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Письмо может заканчиваться стандартными формулировками, при этом фраза «С уважением» не используется, если письмо начинается с обращения «Уважаемый». В этом случае письмо лучше закончить фразой «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Заранее благодарны», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу».


Деловая переписка - это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.

Самым распространенным является служебное или деловое письмо.

Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.

Особенности оформления писем:
-отсутствие наименования вида документа;
-справочные данные об организации обязательны;
-письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля.

Любое письмо при поступлении в организацию (поступающее) или направлении в стороннюю организацию (отправляемое) регистрируется в журнале регистрации (электронной базе данных). При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года.

При оформлении любого вида письма используется стандартный набор реквизитов.
В реквизиты служебного письма входят:
-Герб или эмблема;
-Наименование организации;
-Справочные данные об организации;
-Гриф ограничения;
-Адресат;
-Регистрационный номер документа;
-Дата;
-Ссылка на индекс и дату входящего документа;
-Заголовок к тексту;
-Текст
-Отметка о приложении;
-Подпись;
-Отметка об исполнителе.

Оформление реквизита «Адресат»:

Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В качестве адресата могут быть:

-Организации
-Структурные подразделения организаций
-Должностные лица
-Физические лица
-В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю (это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения).

Руководитель организации (и.о., заместитель), особенно органа исполнительной власти, вправе и обязан сам определять исполнителя, если письмо содержит просьбу, запрос или поручение.

При адресовании письма указывают:

- наименование организации - в именительном падеже;

- должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже;

- Ф.и.о. должностного лица – в дательном падеже. Инициалы должностного лица указывают перед фамилией.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Главам администраций муниципальных образований (название образования муниципального)
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.
Садовая ул., д.5, кв.12,
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору организации…..», не знаете должности - «Руководителю организации……».

При оформлении подписи косую черту ставить нельзя нигде и никогда.

К сожалению, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не содержит никаких положений о том, как правильно оформить подпись, если документ подписывает не то должностное лицо, должность и фамилия которого напечатаны на документе.

Важное положение содержится в п. 2.6.20 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 12.11.2005 № 536): «Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с использованием предлога «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности». К этому следовало бы добавить еще, что исправлению подлежит также и расшифровка подписи должностного лица, поскольку на подготовленном документе обозначена фамилия руководителя и поскольку роспись и расшифровка фамилии должны соответствовать друг другу.
На практике уже давно закрепилось такое правило: под расшифровкой фамилии руководителя лицо, подписывающее документ, от руки проставляет собственные инициалы и фамилию. Это можно делать и с помощью специального штампа. Многие организации изготавливают такие штампы всем заместителям руководителей, которые имеют право подписывать документы за отсутствующего руководителя.

Хранение документов

ОСНОВНЫМ НОРМАТИВНЫМ ДОКУМЕНТОМ ПРИ ОПРЕДЕЛЕНИИ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ЯВЛЯЮТСЯ ПЕРЕЧНИ. ОБЯЗАТЕЛЬНОСТЬ ИХ ПРИМЕНЕНИЯ УСТАНОВЛЕНА СТ. 17 ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА ОТ 22 ОКТЯБРЯ 2004 Г. № 125-ФЗ «ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ». (С ИЗМЕНЕНИЯМИ В 2016 ГОДУ)

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение от года до 3-х лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Девушки! Задавайте вопросы (что вас интересует в этой области)

В нашей ведомственной инструкции по делопроизводству написано, что допускается написание "Уважаемый..." в начале письма и/или "С уважением..." перед подписью.

Есть - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477,

то у вас в ведомственной инструкции и говорится что "допускается" написание "Уважаемый..." в начале письма и/или "С уважением..." перед подписью. Только не перед подписью, а написано дословно "над подписью".

вот выдержка из - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477

в служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

Так как это методические рекомендации, наверное у вас в ведомственной инструкции и говорится, что "допускается".

В связи с тем что Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти теперь не является нормативным документом, на основе которого федеральные органы исполнительной власти разрабатывают свои индивидуальные инструкции по делопроизводству, было принято решение о подготовке Методических рекомендаций.

Вопрос- Чем Методические рекомендации принципиально отличаются от Типовой инструкции?

Прежде всего, Типовая инструкция – это нормативный документ, а Методические рекомендации – методический документ, то есть это методика разработки инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти. Методический документ устанавливает, каким образом, с помощью чего, основываясь на чем мы получаем определенный результат. Так же и в этом случае: Методические рекомендации определяют примерную структуру инструкции по делопроизводству, характер и содержание ее разделов. Кроме того, авторы постарались, по возможности, дать в Методических рекомендациях конкретный материал, который разработчики могут включать непосредственно в текст инструкций по делопроизводству (он вынесен в приложения).

Можно сказать, что Методические рекомендации представляют собой единую методическую основу разработки инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Надеюсь дала ответ на вопрос о словах в деловом письме.

Выше писала что можно использовать в деловом письме (про эти фразы)

Дословно именно: "....перед подписью..."

Добавлено спустя 3 минуты 50 секунд:
Re: консультации секретарям, офис-менеджерам, помощникам руковод


Выше Вы согласились, что не пишется "С уважением..", если уже написано: "Уважаемый..".

1. Про слова над и перед уже написала (откройте методические рекомендации и прочитайте дословно), я абзац дословно из них вам привела. Спорить не буду. Есть текст.

2. В разных источниках по разному написано. Выше приводила абзацы из другого источника. Думаю что если вы напишите 1. из методических рекомендаций (ведомственные инструкции написанные по ним) или по тому что я писала выше (в коммерческой организации) то будет и так и так хорошо. Так как нормативных документов по этому поводу нет. Я писала слово МОЖЕТ если вы заметили.

amm,
Я сразу сказала, что пользуюсь ведомственной ИНСТРУКЦИЕЙ, а не метод. рекомендациями.

Добавлено спустя 2 минуты 38 секунд:
Re: консультации секретарям, офис-менеджерам, помощникам руковод

Не вводите людей в заблуждение!

Добавлено спустя 1 секунду:
Re: консультации секретарям, офис-менеджерам, помощникам руковод

Не вводите людей в заблуждение!

Добавлено спустя 1 минуту 44 секунды:
Re: консультации секретарям, офис-менеджерам, помощникам руковод

Как это нет?!
Приказ федерального органа исполнительной власти не нормативный документ?

Добавлено спустя 1 минуту 55 секунд:
Re: консультации секретарям, офис-менеджерам, помощникам руковод
В исполнительных органах власти инструкции по делопроизводству утверждены ведомственными приказами.

Методические рекомендации представляют собой единую методическую основу разработки инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Вопрос -Что представляет собой процедура разработки инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с позиций Методических рекомендаций?

Ответ - Методические рекомендации определяют основные этапы разработки инструкции по делопроизводству. Непосредственно этому посвящен раздел II Методических рекомендаций, который так и называется - «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству».

Методическими рекомендациями предусматривается, что инструкция по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти разрабатывается cлужбой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти, в соответствии с Правилами делопроизводства (найдите там про служебные письма, как правильно составить, я не нашла, если нашли дайте ссылку) и с учетом Методических рекомендаций. Вот там я нашла как оформить служебное письмо. с использованием этих фраз). Поскольку Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлено обязательное согласование инструкции с Федеральным архивным агентством, в Методических рекомендациях приводится последовательность процедуры согласования инструкции, в том числе если у Росархива имеются замечания. Методическими рекомендациями предусматривается проведение согласительных совещаний при наличии разногласий между Росархивом и разработчиками инструкции. Согласование инструкции по делопроизводству оформляется письмом Росархива, после согласования она утверждается приказом руководителя федерального органа исполнительной власти. Методические рекомендации предусматривают, что внесение изменений в утвержденную инструкцию по делопроизводству осуществляется также приказами руководителя федерального органа исполнительной власти, но только после согласования этих изменений с Росархивом.


Дайте ссылку на нормативный акт где говорится " как правильно использовать эти слова". Я не нашла. Может вы нашли? Так дайте ссылку чтобы почитать. Я дала вам ссылку методических рекомендаций. Дайте ссылку и вы. Спасибо.

Пожалуйста: например, п.4.5.5 приказа 206 от 27.05.2011
"

В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: «Уважаемый Иван Петрович!» в начале письма над текстом и (или) «С уважением, » в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма."

Приказ Федерального казначейства от 27 мая 2011 г. № 206 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства”

В соответствии с положениями постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060) и приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (где и написан этот абзац дословно выше был приведен) (по заключению Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК документ в государственной регистрации не нуждается)

дословно выдержка

В тексте письма допускается (как здесь трактовать слово "допускается"? если как вы пишите это нормативный документ?) использование фраз этикетного характера: «Уважаемый Иван Петрович!» в начале письма над текстом и (или) «С уважением, » в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.