Заинтересованному от доброжелателя.

Дорогой друг!

Вот и перед тобой встала задача: найти личного помощника или хотя бы хорошего секретаря.
- Чего проще! - подумал ты в начале.
- Нереально! - убедился ты через пару недель.
Весь спектр эмоций от полной эйфории до отчаяния мне хорошо знаком. Но верь мне, выход есть!
Готов поделиться с тобой своим выстраданным опытом, чтобы помочь тебе сэкономить время и силы:

В кризис на рынке труда произошли существенные изменения. Работодатель ликует: в интернете огромное количество резюме соискателей: секретари, референты, личные помощники, офис-менеджеры на любой вкус. Садись и выбирай!

Осторожно! Это изобилие кажущееся. При ближайшем рассмотрении большинство кандидатов стали жертвой увольнения в нелегкие для фирмы времена. А, как известно, терпящий бедствие корабль в первую очередь избавляется от балласта… Но и очень хорошие секретари оказываются за бортом в критической ситуации. Твоя задача «выловить» именно таких.

«Адекватность» секретарей теперь легко определяется их материальными запросами. Если они даже сейчас измеряют свой профессионализм уровнем своих потребностей, т.е. «хочу получать больше, чем раньше», смело можно ставить «минус».

Профессиональный секретарь даже в кризис в течение 5-10-ти дней находит работу. И предложений у него будет несколько.

Подумай, чем ты можешь завлечь хорошего секретаря. Твои козыри: достойная зарплата (лучше белая), соцпакет, бесплатное питание, офис в центре или рядом с метро, молодежный дружный коллектив, дополнительное обучение (хотя бы в перспективе) и т.д.
Найти идеального секретаря невозможно! Всегда приходится идти на компромисс: или очень умная, но не фотомодель, или очень симпатичная, но «звезд с неба не хватает». Бывает вариант, когда все показатели на «3+» или «4-», это тоже неплохо.

Не придавай такого серьезного значения резюме соискателя. Всё-таки резюме литературное творчество, талантливое или бездарное. Часто важная информация отсутствует. А вот на грамматические ошибки обрати особое внимание они недопустимы в документах, которые будет готовить личный помощник руководителя.
Первая беседа по телефону всегда показательна: приветствие, манера общения, тон, голос, даже междометия и слова-паразиты многое говорят о соискателе. Правда, твой звонок по мобильному телефону может настичь девушку в неудобное время и в неудобном месте. Не сочти за труд перезвонить ей позже.

Соискатели часто любят «с места в карьер» задавать множество вопросов работодателю. Обрати внимание на приоритетные вопросы они могут сразу охладить твой пыл встречаться с кандидатом.
При личной встрече нет мелочей: опоздала и не извинилась, вошла и не поздоровалась, долго при посторонних причесывалась перед зеркалом, брякнула сумку на стол, во время беседы прерывалась на мобильные звонки, интенсивно жует жвачку, запах пота, голый живот, голая поясница и т.п. У секретарей это признаки профнепригодности.

Не берусь ставить диагноз, но тебя должны насторожить девушки во всем черном и сугубо интересующиеся психологией. Обкусанные ногти, нервозность, на вопрос: «Где?» отвечает: «Когда» - тоже неутешительные симптомы.

Девушка приходит на собеседование с открытой бутылкой воды или питьевого йогурта и постоянно отпивает из нее. Посмотри на ее зрачки похоже на признаки наркомании…

Самый простой вопрос: «Почему вы решили стать секретарем?» Или «Почему вас интересуют вакансии секретаря (личного помощника, офис-менеджера)?» - отличный мини-тест на интеллект, эрудицию, общий культурный уровень, сообразительность и обаяние.

Иногда полезно задать кандидатам и несколько профессиональных вопросов, например, по делопроизводству или обязанностям офис-менеджера. Но будь, пожалуйста, снисходителен. Даже очень опытные секретари-референты привыкли делать «а у нас на фирме всегда…». Понять, сможет ли она перестроиться под вас вот это важно.

Подбор личного помощника самый трудоемкий процесс. Здесь нужно знать (или угадать, или почувствовать), что самое главное должно быть в претенденте: внешние данные (красота, эффектность, море обаяния) или профессиональные качества (четкость, организованность, умения делать сто дел одновременно), быстрота и стремительность реакции или спокойствие и уравновешенность и т.п.

Не увлекайся особенно психологическими тестами. Огромные наращенные ногти могут перечеркнуть все самые отличные показатели многочасового тестирования.

Если ты сомневаешься и думаешь: «Что-то здесь не так…», позадавай будущему секретарю приемной или личному помощнику руководителя
вопросы на любую тему, начиная со слов: «ПОЧЕМУ…?». К сожалению, мало кто умеет правильно логически выстраивать ответы.
Следствие и причина путаются местами, да, и лексический запас оставляет желать лучшего.

Еще раз вспомни о компромиссе: хороший секретарь ценен своим
потенциалом, а на сегодняшний момент он может быть и не отличник,
а «хорошист».

Для перспективного сотрудника не жалко организовать и
дополнительное обучение: курсы секретарей или личных
помощников, семинары по повышению квалификации,
профессиональные тренинги (можно и на Багамах) лишь бы был
результат.

Всякий знает, что при подборе персонала нельзя
руководствоваться принципом: «нравится не нравится»,
но куда от этого деться… Постарайся все-таки
контролировать свою субъективную оценку и не
давай воли эмоциям.

Доброжелатель

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ
ТЕРМИНОВ В ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Наиболее часто применяемые термины,
получившие отражение в государственных стандартах,
рекомендациях международной организации по стандартизации,
нормативно-технических разработках
А
АДРЕСАТ - получатель.
АДРЕСАНТ - отправитель.
АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
АКЦЕПТ - согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.
АНКЕТА - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.
АННОТАЦИЯ - краткое изложение первоисточника.
АРХИВНАЯ ВЫПИСКА - дословное воспроизведение части текста документа, храняще-гося в архиве, заверенное в установленном порядке.
АРХИВНАЯ СПРАВКА - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведе-ниях, заверенная в установленном порядке.
АСПЕКТ - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
Б
БЛАНК - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняют-ся актуальной информацией (например, анкетный Б.).
В
ВЕДОМОСТЬ - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).
ВИЗА - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА - наименование и адрес организации или фамилия
и адрес лица, которому направлено письмо.
ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ - документ, предназначенный для использования тем учре-ждением, в котором он создан.
ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, поступивший в учреждение.
ВЫПИСКА - копия части текстового документа.
Г
ГРАФИК - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными пока-зателями норм и времени выполнения.
ГРИФ - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению, "лично").
Д
ДАТА - число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.
ДЕЛО - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО - документ, применяемый для связи, передачи информации на рас-стояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документи-рованию деятельности учреждений и по организации документов в них.
ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержащий обязательные для исполнения указания вышестоящих органов.
ДОВЕРЕННОСТЬ - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение ка-ких-либо действий от имени доверителя.
ДОГОВОР - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
ДОКУМЕНТ - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
ДОКУМЕНТООБОРОТ –
1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до заверше-ния исполнения и отправки;
2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определен-ный период времени.
ДОСЬЕ - документы, относящиеся к какому-либо делу.
ДУБЛИКАТ - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.
З
ЗАЯВЛЕНИЕ - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении от-пуска и т.д.).
И
ИЗВЕЩЕНИЕ - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, соб-рании, конференции) и содержащий предложение принять участие.
ИНДЕКС - условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистра-ции) и исполнения.
ИНДЕКСАЦИЯ - проставление индекса.
ИНДЕКС ДЕЛА - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.
ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, послуживший началом рассмотрения опре-деленного вопроса.
ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, отправленный из учреждения.
К
КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может простав-ляться и на документах, и на делах.
КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.
КОНТРАКТ - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ - талон для индивидуальной регистрации документов, включаю-щий резолюцию и тему письма.
КОРРЕСПОНДЕНТ - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
Л
ЛИМИТ - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.
ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкрет-ного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) опреде-ленной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.
ЛИЧНОЕ ДЕЛО - дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, об-разовании, трудовой или общественной деятельности).
М
МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ТЕКСТ - документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств
Н
НАРЯД - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.
НАРЯД-ЗАКАЗ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предпри-ятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.
НОМЕНКЛАТУРА - перечень наименований.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ДЕЛА - регистрационный номер документа, проставляемый от-правителем.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
НОРМАТИВЫ - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на ка-кую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
НОРМЫ - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).
О
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА -
1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
ОПИСЬ - юридически оформленный перечень документов.
ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА -
1) первоначальный экземпляр документа;
2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ - отметки о степени секретности и срочности исполнения докумен-тов.
ОТЧЕТ - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляе-мый вышестоящему учреждению как должностному лицу.
ОФЕРТА - см. Предложение.
ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, составленные учреждением или должно-стным лицом и оформленные в установленном порядке.
П
ПИСЬМО - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
ПОВЕСТКА - официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению - выслать своего представителя.
ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА -
1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом;
2) рукопись.
ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ - подпись должностного лица или автора документа, удо-стоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.
ПОЛОЖЕНИЕ -
1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности госу-дарственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учре-ждений, организаций и предприятий;
2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, по-литической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях;
ОФЕРТА.
ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.
ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ - указатель основных предметных (тематических) обозна-чений, расположенных в алфавитном порядке.
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
ПРЕЙСКУРАНТ - перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т.д. с указанием цен и расценок.
ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО - письмо, отправленное виновной стороной в случае невы-полнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.
ПРИКАЗ –
1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях раз-решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В от-дельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности;
2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обя-зательное исполнение его решения.
ПРОГРАММА - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
ПРОТОКОЛ - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопро-сов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Р
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.
РАСПИСАНИЕ - объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.
РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным об-разом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга Должностных лиц и граждан.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП - штамп, содержащий название учреждения, дату реги-страции, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.
РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА - карточка, предназначенная для регистрации доку-ментов в делопроизводстве учреждения.
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА - порядковый номер, присваиваемый вхо-дящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью де-лопроизводственного индекса или заменяющий его.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственно-го индекса и даты регистрации.
РЕЕСТР - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроиз-водстве (например, Р. описей).
РЕЗОЛЮЦИЯ - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуж-даемому вопросу.
РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указание руководителя исполнителю о ха-рактере и сроках исполнения документа.
РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы служебного документа.
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в по-лученной продукции или в выполненной работе.
РЕФЕРАТ - краткое письменное изложение первоисточника.
РЕШЕНИЕ –
1) правовой акт: принимаемый исполкомами Советов на родных депутатов в коллегиаль-ном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Ре-шениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднород-ными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, госу-дарственными органами и общественными организациями и т.д.;
2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора граж-данского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже;
3) резолюция собрания, совещания и т.д.
С
СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.
СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреж-дением при передаче дел в архив.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ - подпись и печать.
СПЕЦИФИКАЦИЯ - документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей ка-кого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.
СПИСОК - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в це-лях информации или регистрации.
СПРАВКА –
1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;
2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД - совокупность систематизированных про-изведений печати и неопубликованной научной и технической документации, ис-пользующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
СТАНДАРТ - нормативно-технический документ, устанавливающий требования к груп-пам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требований к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандар-том РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономи-ческом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правитель-ства РФ.
СТЕНОГРАММА - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собрани-ях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
СЧЕТ - документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.
Т
ТАБЕЛЬ - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (на-пример, Т. отчетности, Т. успеваемости).
ТАБЛИЦА - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.
ТАБУЛЯГРАММА - таблица, составленная табулятором на основе автоматического вос-приятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.
ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ - документ, уведомляющий о получении чего-либо (инфор-мации, материальных ценностей, документов).
ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.
ТЕЗАУРУС - словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синоними-ческие дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.
ТЕЗИСЫ - краткое изложение текста документа или выступления.
ТЕЛЕГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, передан-ных по телеграфу.
ТЕЛЕКС - телеграмма, посланная по телетайпу.
ТЕЛЕТАЙП - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержание которого изложено посредством лю-бого вида письма.
ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделии промышленного производства.
ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название документов (черте-жей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.
ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги) -
1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образ-цам;
2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреж-дений (Т. устав, Т. структура) или отдельных се сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом спе-цифики их деятельности.
ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
У
УКАЗАНИЕ –
1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связан-ным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного ор-гана и вышестоящих органов управления;
2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
УКАЗАТЕЛЬ - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.
Ф
ФАКСИМИЛЕ –
1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сде-ланного от руки, копия документов, получаемых по факсу;
2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО - гражданин, являющийся участником гражданских правоотноше-ний (носителем гражданских прав и обязанностей).
ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА - совокупность расположенных в установленной последова-тельности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).
Ц
ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО - письмо, направленное из одного источника в несколько ад-ресов.
Э
ЭКСПЕДИЦИЯ - специальный аппарат учреждения по приему документов.
Ю
ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО - учреждение, предприятие или организация, выступающее в ка-честве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
Я
ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (ДОКУМЕНТА) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закреплен-ное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в ... отделе-нии... банках; сопроводительного - "Направляю...", "Высылаю..." и т.д.

Ваш выбор - профессия Секретарь

Руководитель очень солидной фирмы
долго и безуспешно искал себе секретаря.

Критерий был один: девушка должна гордиться своей профессией!

К нам приходят много девушек и на вопрос: «Почему вы хотите стать секретарем?» большинство отвечает необдуманно и очень стандартно. Вот несколько типичных ответов.
«Я люблю общаться с разными людьми». (А почему тогда не стать продавцом? Общение с разными людьми гарантировано!)
«Мне нравится эта профессия». (Обычный ответ девушек, которые ни одного дня не работали секретарями.)
«Хочу быть деловой женщиной!» (Представление о секретаре сводится к деловому костюму и высоким каблукам, а необходимость по несколько раз в день подавать кофе и мыть чашки, повергает иных в уныние.)
Во многих случаях девушки остановили свой выбор на профессии секретаря, потому что это модно и престижно, «делать ничего особенно не надо, а платят много», нет работы по специальности, а газеты пестрят объявлениями: «Требуется секретарь…»
Так выбирать профессию нельзя. Откажитесь от стереотипов, постарайтесь осмыслить профессию секретаря и примерьте ее на себя.
Под сегодняшним термином «секретарь» подразумеваются секретари различной квалификации: секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и референт.
Секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах, он может обойтись без знания иностранного языка, но разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы.
Как звучит по телефону его голос – мило и приятно? А умение правильно ставить ударения и падежи? А дефекты дикции? Как видите, даже первая ступень секретарского мастерства не всем может быть доступна.
Технический секретарь начинается со 145 знаков в минуту русской и латинской машинописи слепым десятипальцевым методом. Естественно, что все печатные работы выполняются в современных компьютерных редакторах. До автоматизма должна быть доведена работа с оргтехникой: ксероксом, факсом, мини-АТС. Входит в обязанности такого секретаря и телефонное обслуживание.
Секретарь-референт и референт – это высшая квалификация секретаря. Они выполняют обязанности секретаря на телефоне и технического секретаря, высоком уровне. Их работа становится ответственней, ибо им предоставлено право принятия самостоятельных решений. Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает обязательное высшее образование и знание иностранного языка.
А чем же референт отличается от секретаря? В словаре иностранных слов читаем: «РЕФЕРЕНТ» (лат. referens (refe-rentis) – сообщающий) – должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам. Иными словами, речь идет о помощнике руководителя в конкретной области, которой занимается фирма (банковское дело, торговые операции, рекламный бизнес и т. п.). Президент компании вполне может дать своему помощнику, например, такое «простое» задание: подготовить проведение переговоров с иностранными партнерами. От референта в этом случае потребуется составление черновых вариантов документов, перевод их на иностранный язык, согласование даты проведения переговоров с партнерами, подготовка программы пребывания иностранной делегации, куда входят деловые встречи и культурная программа. И это лишь часть обязанностей супер – секретаря.
В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации. Бытующий ныне модный термин «секретарь-референт» не всегда предполагает действительно такой высокий уровень, о котором мы только что говорили. Возникает путаница: там, где «требуется секретарь-референт», вполне подойдет технический секретарь, а на вакансию «секретаря», оказывается, может претендовать только референт с большим опытом работы.Специфика профессии состоит в том, что каждая последующая ступень квалификации требует новых знаний и навыков, но не исключает предыдущих. Даже референт, при блестящем знании компьютера, иностранного языка, делопроизводства, должен молниеносно реагировать на телефонные звонки и при необходимости вытереть пролитый кофе. Он помогает шефу готовиться к важным деловым переговорам и ограждает его от нежелательных посетителей, он обязан быть любезным со всеми сотрудниками фирмы и одновременно уметь соблюдать дистанцию.
Вы задумывались, почему при одинаковом уровне знаний одним удается достичь профессиональных высот, а другие замирают на полпути?
Оказывается, для того, чтобы состояться как профессионал высочайшей категории, не достаточно только знать и уметь, нужно еще обладать определенными складом характера.
Если вы хотите, чтобы ваша профессиональная карьера была успешной, нужно разглядеть в себе «секретарские» черты и стремиться максимально их развивать. Мы уверены, что вы без запинки назовете хотя бы три-четыре из них: аккуратность, пунктуальность, доброжелательность, коммуникабельность и т. д. Но что все эти качества стоят без умения подчиняться и с удовольствием выполнять чужие приказы и поручения, не теряя при этом собственного достоинства? Настоящий секретарь горит желанием помочь другим. И даже мысленно никогда не скажет: «Почему все время я? Что, больше некому это сделать?»
У секретаря особое положение на фирме – он фактически, первый человек после руководителя – его правая рука, но предпоследний по штатному расписанию. Это определяет и еще одно очень важное качество секретаря: умение одновременно быть на виду и в тени. Кстати, это касается и внешности, которую можно определить как «элегантный консерватизм».
На любой фирме время от времени возникают конфликтные и стрессовые ситуации, и очень часто ареной их действия становится приемная. Секретарь, как укротитель, должен быть сильным и эмоционально уравновешенным человеком, чтобы суметь вовремя разрядить обстановку. В идеале, секретарь - мастер компромиссных решений и не ищет в конфликтах правых и виноватых.
Итак, формула идеального секретаря сводится к следующему: совокупность блестящих профессиональных знаний и навыков в гармонии с внешним и внутренним обликом.
Нам удалось разрушить стереотипное представление о профессии секретаря и помочь вам сделать свой выбор? Если да, то вы сделали первый шаг на пути к вершине.

Наверняка, если вас спросить, что должен делать секретарь, вы без запинки перечислите: отвечать на телефонные звонки, работать с документами, общаться с посетителями… Не все так просто.
Казалось бы, что может быть легче, чем снять трубку телефона и ответить: «Ал­ло?» Стоп! Вы знакомы с правилами делового этикета? Слово «алло» не должно звучать в офисе. Такая «простая» функция секретаря, как телефонное обслуживание требует профессионального мастерства. Здесь важно все: интонация и дикция, правильная реакция на вопросы абонента и толковые ответы. Вы должны владеть информацией по фирме в целом и оперативной на текущий момент.
…«Срочно подготовьте это письмо!» — дает вам задание руководитель и красноречиво смотрит на часы. От вас требуется грамотно и быстро выполнить работу. Но если вы не владеете десятипалъцевым слепым методом печатания со скоростью не менее 145 ударов в минуту, то будете готовить этот документ бесконечно долго, чем вызовете недовольство своего шефа. Знание основ делопроизводства поможет вам правильно оформить письмо. Использовать заготовленные клише и внести изменения в текст, поменять шрифт и переставить абзацы и многое другое можно сделать, работая в современных компьютерных программах.
…В приемную руководителя вошел посетитель. Кто он? Как его принять? Куда направить? Как помочь решить его проблему? Ежедневно секретарь общается с множеством людей: по рангу и социальному уровню, по характеру и эмоциональному складу. Без знания азов психологии общения трудно избежать конфликтных ситуаций. Это очень важно и во взаимоотношениях с начальником и сослуживцами.
Как видите, любой рабочий момент в офисе требует от секретаря профессионализма, и если вы хотите преуспеть в этой профессии, то в основу ее вы должны заложить прочные теоретические знания и блестящие навыки.
Офис преуспевающей солидной компании. Представим, какой секретарь украшает приемную? Это деловая, элегантная женщина с милой улыбкой на лице. Ее доброжелательность, обаяние, предупредительность, интеллигентные манеры создают особую атмосферу не только в приемной, но и на всей фирме. С таким человеком приятно работать и просто общаться. Если к этим прекрасным человеческим качествам добавить еще и такие профессиональные качества, как пунктуальность, исполнительность, работоспособность, надежность, хорошая память, добросовестность и т.д., то в сочетании с отличными профессиональными знаниями и навыками вырисовывается заветный образ ИДЕАЛЬНОГО СЕКРЕТАРЯ. Это та вершина, к которой вы должны стремиться.
Как балетный танец отличается от физкультурных упражнений, так и идеальный секретарь отличается от «секретарши» тем, что обладает не просто совокупностью блестящих знаний и навыков, а воплощает в жизнь одухотворен­ный профессионализм.
Профессионализм — залог стабильности и уверенности в завтрашнем дне.
Профессионал получает настоящее удовлетворение от работы.
Профессионал стоит выше междоусобиц на работе.
Профессионала не так остро волнует проблема зарплаты – это уже «головная боль» руководителя: ценного работника нужно удержать!
Профессионал получает постоянную эмоциональную и энергетическую подпитку, занимаясь любимой работой.
Профессионал исповедует оптимистический взгляд на жизнь, потому что каждый день он убеждается в своем МАСТЕРСТВЕ.
Профессионал всегда обаятелен, потому что это необходимая форма его существования.
Профессионал найдет выход из любых жизненных ситуаций, потому что есть база – профессионализм.
Профессионал внешне всегда привлекателен, потому что форма для него так же важна, как и содержание.

Предметы первой необходимости в офисе

Список справочных телефонов

У вас под рукой всегда должны быть следующие телефоны:

Городская справочная служба
Платная справочная служба
Заказ междугородних переговоров
Заказ международных переговоров
Телеграмма по телефону
Железнодорожная справочная
Заказ железнодорожных билетов
Справочная Аэрофлота
Справочные других авиационных линий
Заказ билетов на самолет
Справки о вылете самолетов
Справки о прибытии самолетов
Заказ такси
Грузовые перевозки
Вызов дорожной технической помощи (автосервис)
Бюро ремонта телефонов
Районное отделение милиции
Организация по оформлению визовых документов
Таможенная служба
Платная скорая медицинская помощь
Дежурная аптека
Срочная химчистка
Список можно дополнить по своему усмотрению.

Список канцелярских товаров

Ежедневник.
Папка-планшет или блокнот.
Ручка (для секретаря и несколько штук для посетителей).
Механический карандаш.
Фломастеры и маркеры.
Ластик.
Цветные скрепки.
Клей.
Скотч.
Корректор шариковый или набор: корректор+растворитель.
Линейка.
Ножницы.
Степлер и антистеплер.
Дырокол.
Бумага офисная (формат А4).
Бумага для копировальных аппаратов (формат А4 и A3).
Термобумага для факсимильного аппарата.
Папка-скоросшиватель (количество определяется по составленной номенклатуре дел).
Папка с прозрачными вкладышами (для рекламной информации).
Блок бумаги для записей (простой и с клеющейся полосой).
Папка – файловый вкладыш (для хранения образцов документов и т.п.).
Журналы для регистрации входящей и исходящей документации, регистрации посетителей и т.д.
Настольный набор для канцелярских принадлежностей.
Кляссер для визитных карточек.
Записная книжка для телефонов.
Жесткие и мягкие папки для бумаг.
Держатель для бумаг.

Список продуктов и напитков

Чтобы не оказаться в роли нерадивой хозяйки, застигнутой гостями врасплох, всегда имейте в приемной:

Кофе (растворимый или в зернах).
Чай (в пачках или пакетиках).
Сухие сливки или концентрированное молоко.
Сахар.
Соль.
Печенье двух сортов (сладкое и соленое).
Орешки двух сортов.
Чипсы (картофельные, кукурузные, рисовые и т.п.).
Коробку конфет.
Колбасу, сыр, рыбу для бутербродов.
Хлеб или крекеры для бутербродов.
Фрукты (лимон, яблоки, апельсины, бананы и т.д.).
Зелень и овощи для украшения бутербродов.
Соус или майонез.
Минеральную воду (с газом и без газа).
Соки двух видов.
Алкогольные напитки.
Список сервировочных и хозяйственных
принадлежностей
Сервиз чайный.
Сервиз кофейный.
Можно ограничиться одним чайным сервизом, если чашки среднего размера. При выборе сервизов учтите интерьер кабинета руководителя.
Чайные и кофейные ложки (желательно по цвету не золотые, без вензелей).
Заварочный чайник, сахарница, молочник и пирожковые тарелки (если их нет в сервизе) должны сочетаться по качеству и цвету между собой и с чашками.
Поднос.
Пластиковые, плетеные или полотняные салфетки под сервировочные приборы.
Бумажные салфетки.
Электрические чайник, кофеварка и кофемолка.
Разделочная доска.
Несколько ножей.
Большое блюдо для бутербродов или несколько больших плоских тарелок.
Кабаретница – стеклянное или хрустальное блюдо, разделенное на несколько частей. В нем удобно подавать, например, печенье нескольких сортов и орешки.
Ваза для фруктов.
Прямые высокие стаканы для соков и прохладительных напитков.
Набор бокалов и рюмок для алкогольных напитков.
Вазы для цветов.
Пепельницы.
Резиновые перчатки.
Средства для мытья посуды (жидкие и абразивные).
Губка-мочалка.
Салфетки для пыли.
Полотенце.
Средства для мытья окон (стекол в шкафах, монитора и т.д.)
Полироль для мебели.
Щетка для одежды.
Губка для обуви.

Аптечка в офисе

Секретарь должен позаботиться об организации аптечки в офисе, чтобы в случае необходимости оказать первую медицинскую помощь руководителю, коллегам и посетителям фирмы.
Средства для антисептической обработки ран и порезов, например: йод, зеленка, перекись водорода.
Средство для обработки ожогов, например: пантетол.
Болеутоляющие средства, например: анальгин, баралгин, пенталгин и др.
Сердечные средства, например: валидол, нитроглицерин, валокордин и др.
Жаропонижающие средства, например: аспирин.
Средство от насморка, например: галазолин.
Средство от кашля, например: бронхолитин.
Успокаивающие средства, например: валерьяна, настойка пустырника.
Средства от расстройства желудка, например: имодиум.
Средства, понижающие давление, например: лекофен.
Средства, повышающие давление, например: элеутерококк.
Желудочные средства, например: фестал.
Перевязочные средства, например: бинт, вата, лейкопластырь.
Гигиенические салфетки.
Если ваш руководитель страдает каким-нибудь хроническим недугом, обязательно держите под рукой необходимое для него ле­карство.

Функциональные обязанности секретаря:

Документационное обслуживание:
1. Составление и оформление документов управления.
2. Ведение документов по личному составу
3. Организация работы с документами
Подготовка протоколов, актов, писем, факсов, справок, докладных записок, контрактов, должностных инструкций.
Подготовка приказов по личному составу.
Заполнение трудовых книжек и личных карточек. Ведение личных дел.
Обработка поступающих и отправляемых документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Классификация документов. Составление номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Бездокументное обслуживание:
1. Выполнение технических функций
Ксерокопирование материалов и документов.
Отправление и прием факсов.
Набор документов на компьютере. Получение и отправка корреспонденции.
Информационно-поисковая и справочная работа.
Поддержание чистоты и порядка в приемной и кабинете руководителя.
Обеспечение приемной и руководителя канцелярскими принадлежностями.
Обеспечение технической исправности оргтехники. Приготовление чая, кофе для руководителя и отдельных посетителей.
Предварительная закупка продуктов и напитков.

2. Телефонное обслуживание
Фильтрация телефонных звонков, адресованных руководителю.
Запись телефонных сообщений в отсутствие руководителя.
Переадресовка телефонных звонков компетентным специалистам.
Составление и постоянное обновление внутреннего телефонного справочника отделов и должностных лиц фирмы.
Составление и постоянное обновление телефонного справочника организаций и лиц, с кем поддерживаются регулярные телефонные контакты.

3. Организация приема посетителей
Согласование с руководителем правил приема посетителей и определения приоритетных лиц.
Согласование с руководителем часов приема сотрудников по текущим и личным вопросам, посетителей других организаций.
Составление графика (предварительная запись) приема посетителей.

4. Подготовка переговоров и совещаний.
Уточнение даты и места проведения.
Предварительное оповещение участников переговоров и совещаний, контроль за явкой и доклад руководителю о причинах отсутствия участников.
Обеспечение или контроль за подготовкой материалов к мероприятию.
Подготовка канцелярских принадлежностей и напитков. Регистрация участников мероприятия.
Ведение записей и протоколов во время мероприятия.
Подготовка протоколов и записей по прошедшему совещанию (переговорам) и предоставление их руководителю.
При необходимости рассылка материалов заседания в соответствии с указаниями руководителя.

5. Подготовка командировок.
Уточнение даты, места назначения, продолжительности и цели поездки.
Разработка и согласование программы с руководителем и принимающей стороной.
Составление списка необходимых личных и служебных документов и материалов.
Бронирование проездных билетов и мест в гостинице.
Оформление выездных документов и командировочного удостоверения.
Сообщение принимающей стороне точной даты приезда, номер рейса и время прибытия.
Получение заданий руководителя на время его отсутствия

Организация повседневной работы секретаря

Условно рабочий день секретаря может быть разделён на две части: утреннюю и вечернюю. Роль разграничительной линии между ними играет обеденный перерыв, хотя и в этот короткий промежуток можно совершить немало полезного для работы офиса.


1. С 9.00 до 10.00 утра – организационный этап работы секретаря.
Придя на работу за 15-30 минут до начала работы персонала аппарата управления, секретарь должен выполнить следующее:
• Доложить руководителю предприятия о начале работы, осведомиться у него о новых поручениях и указаниях, а также об изменениях в работе предстоящего дня.
• Освежить в памяти (а при необходимости - оперативно скорректировать) план личной работы, работы руководителя предприятия и работы офиса на день.
• Проконтролировать качество уборки помещений офиса, состояние техники безопасности, сделать необходимые записи в контрольной документации офиса.
• Проинструктировать дежурного администратора, смену охраны, водителей, убывающих в рейс. Выдать им необходимые документы (служебные удостоверения, доверенности, путевые листы и пр.), оборудование и принадлежности.
• Изучить заявки на устранение неисправностей в работе офисного оборудования и оргтехники, дать соответствующие указания и поручения на их устранение, организовать контроль за исполнением заявок.
• Получить корреспонденцию, рассмотренную накануне руководителем предприятия, определить ответственных за исполнение документов согласно резолюциям и передать документы на исполнение, организовать за исполнением наиболее важных и срочных из них эффективный контроль.
• Уточнить через ответственных лиц готовность к проведению (организации, обеспечению и пр.) мероприятий, намеченных на первую половину дня (совещания, переговоры, приём посетителей и т.п.). При необходимости принять дополнительные меры к их надлежащей подготовке и проведению.
2. С 10.00 до 11.00 - как правило, проходят совещания.
- совещание руководства предприятия,
- совещания руководящего состава аппарата управления, на которое при необходимости могут быть приглашены и отдельные сотрудники (специалисты и технические исполнители) аппарата управления. Обычно о времени, месте, продолжительности и цели совещания секретарь и другие участники совещаний извещаются заранее (например, накануне вечером).
3. С 11.00 до 12.00 - работа с документами, секретарь рассматривает поступившие к нему проекты исполненных документов (например, подготовленных в соответствии с указаниями и поручениями руководителя предприятия). Документы, исполненные в полном соответствии с установленными требованиями, подписываются (утверждаются). Секретарь помещает их в папку для доклада руководителю предприятия, либо для регистрации, тиражирования, доведения до сведения должностных лиц предприятия и последующего помещения в дело. Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются секретарю на доработку ответственным исполнителям с указанием срока устранения недостатков.
4. С 12.00 до 12.30 секретарь лично готовит проекты необходимых писем, записок и иных документов небольшого объёма.
5. С 12.30 до 13.00 целесообразно предусмотреть резерв времени, которым секретарь может распорядиться по своему усмотрению в интересах деятельности аппарата управления предприятия. К примеру, секретарь может продолжать работать с документами, в которых устранены ранее указанные недостатки. Кроме того, в этот период целесообразно уточнить план работы на послеобеденный период.
6. С 14.00 до 14.30 секретарь контролирует ход выполнения задач дня в подразделениях (на самостоятельных участках работы) аппарата управления.
7. С 14.30 до 15.00 секретарь проверяет готовность документов, подлежащих представлению на подпись руководителю предприятия, после чего лично представляет наиболее важные и срочные из них, а остальные (справки, выписки и т.п.), предварительно завизировав (подписав), передаёт руководителю предприятия.
8. С 15.00 до 16.00 секретарь изучает руководящие документы по вопросам работы аппарата управления предприятия.
9. С 16.00 до 17.00 секретарь работает над исполнением документов, необходимость в которых возникает периодически, время от времени (отчёты, доклады и т.п.).
10. С 17.00 до 17.30 - резерв времени. Как правило, в этот период секретарем может быть продолжена работа над исполнением отдельных документов.
11. С 17.30 до 18.00 секретарь составляет планы работы на следующий день. Затем он контролирует выполнение требований пожарной (и иной) безопасности в помещениях отдела, а также уход сотрудников аппарата управления предприятия с работы.
Перед уходом с работы секретарь, как правило, осведомляется у руководителя предприятия о наличии дополнительных указаний и изменениях в организации работы следующего дня.
Такова организационная картина рабочего дня секретаря. Эта картина будет иметь вполне ясные очертания, если придерживаться нехитрого правила: заранее планировать свою повседневную работу, а затем всякий раз доводить спланированное до конца, не забывая регулярно «отчитываться» об этом перед самим собой.

Удачи Вам

Как создать комфортные условия для работы в офисе?

Большой офис состоит из множества мелочей. Эти мелочи способны как улучшить существование, так и привнести массу неприятных ситуаций. Конечно, человек способен привыкнуть практически ко всему, и уж тем более к комфорту. После этого расставаться с такой привычкой совершенно не хочется. Так что же можно сделать для того, чтобы создать комфортные условия в офисе? Условия, когда досадные мелочи не отвлекают от работы, и окружающая обстановка настраивает на позитив.

Рабочее место. Тут важным является все – от размера стола до наличия на нем мелких канцелярских принадлежностей. Такая, казалось бы, незначительная деталь, как регулярное «стреляние» кем-либо из коллег ластика или дырокола, может вывести из себя даже самую спокойную личность. Хорошо, когда площадь стола позволяет рукам лежать на его поверхности, а не заставляет чувствовать себя птицей на жердочке. Не стоит забывать и о кресле: наличие удобной спинки и подлокотников еще никогда и никому не вредило. В тумбочке с замком разместится масса полезных предметов. Это могут быть как личные вещи, так и тетради, записные книжки, конверты и прочее. Шкафы и стеллажи обеспечат порядок папкам и профессиональной литературе. Стоит уделить внимание расположению стола – блики от окна на мониторе компьютера вряд ли поспособствуют продуктивной работе, да и солнечный свет, скрывающий изображение, радости не добавит. В этом случае жалюзи вас спасут! Офисные перегородки не будут лишними в том случае, если количество сотрудников зашкаливает далеко за сотню. Они помогут разграничить рабочие зоны и выделить личное пространство, что важно. Сквозняк – враг мелкий, но коварный, и скидывать его со счетов не стоит. Идеальный вариант – наличие правильно размещенного кондиционера. Еще один важный пункт – отсутствие проводов вокруг рабочего места! И не надо думать, что именно ты являешься тем счастливчиком, с которым никогда и ничего не случится. Не страшно, если принтер или сканер будут располагаться от тебя на некотором расстоянии, зато возможность лишний раз подвигаться пойдет на пользу.

Освещение. Как-то на собеседовании претендентке задали вопрос, что может помешать ее продуктивной работе? И она ответила: «Отсутствие дневного света». Окна придают офисному пространству определенную завершенность. Панорамный обзор из самих окон, даже, на первый взгляд, невзрачный, помогает глазам расслабиться: взгляд, отведенный от монитора, не должен упираться в глухое пространство. А если за окном зеленый парк или весь город как на ладони? То-то же! Но не всегда наши желания совпадают с действительностью. И вот тут стоит вспомнить про искусственное освещение. Слишком яркий свет способен навредить так же, как и слишком слабый, и потому изначально не стоит бояться затрат на правильное проектирование освещаемости офисных помещений. Выдумывать в данном случае ничего не нужно, т.к. существуют специальные люди – инженеры-светотехники, которые наиболее точно способны определить, какой люксовости лампу необходимо расположить в том или ином месте офиса и почему.* Опыт же общения с определенными организациями подсказывает, что на исправление ошибок уходит куда больше средств, чем на изначально грамотное проектирование чего бы то ни было.

WC. Девочки - налево, мальчики - направо.
Сколько себя помню, идея общего туалета для сотрудников офиса меня всегда смущала. И хотя за единым входом в священную комнату дамская и мужская половины разделялись стеной, дискомфорт всегда присутствовал. Перспектива увидеть в зеркале мужскую фигуру, упакованную в дресс-код, именно тогда, когда хочется попудрить носик, радужной совсем не кажется. И уж конечно это не способствует объединению корпоративного духа, скорее наоборот. Этот вопрос, каким бы смешным на первый взгляд он не казался, совершенно не праздный, и потому руководству стоит подойти к его решению с определенной долей ответственности. Наличие всей необходимой атрибутики данного заведения приветствуется! Отсутствие текущих труб и капающих кранов тоже зачтется в плюс.

Окружающее пространство. Если финансовая составляющая позволяет, то имеет смысл оформить офис в соответствии с общим стилем компании. Акцент можно сделать на каком-то одном основном цвете, либо распределить цвета в равной пропорции. Если такой возможности оформления интерьера нет, то унывать тоже не стоит. Как говорится, лучше меньше, да лучше. В оформлении офиса стоит также руководствоваться направлением деятельности организации. Скорее всего, бархатные портьеры буду выглядеть несколько нелепо в компании, занимающейся проектированием и разработкой «умных» домов. Настенные часы (без кукушки, разумеется!) – отличный выбор для тех, кто умеет ценить свое и чужое время. И не стоит забывать про цветы. Горшечные растения и композиции сухих цветов, если они совпадают с общим стилем, хороши и уместны.

Зона отдыха.
Ура кофеваркам и чайникам! Ура одноразовой посуде и бумажным полотенцам для рук! Комнатка, где можно спокойно выпить чаю и отдохнуть несколько минут, способна здорово выручить, пусть даже она будет не очень большой. Плотный график работы, увы, не всегда позволяет сходить на обед в столовую или кафе, и закуток, в котором можно хотя бы перекусить, не заполоняя крошками рабочий стол, очень выручит. Да и вдруг кто-то из сотрудников решит побаловать своих коллег кусочком торта или пиццы? Обеденная зона - важная часть любого офиса.

«Войдите!»
Кабинет руководства, даже если он оформлен в соответствии с общим дизайном, отображает внутренний мир своего хозяина. Отразится ли это в раритетных картинах на стенах или бамбуковых прутьях в углу кабинета – не суть. На что действительно стоит обратить внимание, так это на удобную мебель, потому что совещания способны затягиваться за полночь.

«Чистота – залог здоровья!»
Ну что тут можно добавить? Только то, что и самый маленький, но чистый офис в любом ракурсе будет выглядеть лучше и светлее, нежели большой в беспорядке даже в том случае, если этот беспорядок художественный. Чистые полы в приемной, вовремя вымытые окна, столы в переговорных комнатах без отпечатков пальцев, отсутствие засохших растений – все это покажет гостям и клиентам компании, что рабочий процесс идет по всем направлениям. Конечно, наш комфортный офис немыслим без гардеробной или шкафов, куда можно вешать верхнюю одежду.

Конечно, у нас всегда есть в запасе полный «деловой набор» - от канцелярских товаров для сотрудников до чая и кофе для клиентуры. Конечно, мы иногда стремимся донести до руководства наши рационализаторские предложения. Конечно. Однако наше стремление к перфекционизму не всегда вяжется с аскетизмом некоторой части финансовых отделов, а потому надо постараться достичь гармонии путем наименьших потерь со стороны всех. Ведь «чтобы не нуждаться в необходимом, следует отказаться от ненужного».

** Лень А.Н., Книга, помогающая решать проблемы

Начинающему секретарю можно дать несколько советов, которые дают на курсах:

1. Руководитель и секретарь с самого начала должны обговорить список сотрудников, имеющих свободный проход в кабинет. Хорошо, если начальник обговорит и список коллег и приятелей, с которыми хотел бы быть соединен без лишних вопросов.
2. Существует легенда о секретаре Керенского, которая пришла на работу на следующий день после революции и была оскорблена беспорядком на рабочем месте. Это, конечно, крайний случай, но – порядок на столе руководителя должен быть Вашей заботой. Простым решением наведения порядка в бумагах могут стать папки "Срочно", "Решить", "Просмотреть", "Выбросить", "На подпись" на столе начальника. Они облегчат взаимодействие и будут предохранять от того беспорядка, который неизбежно создается на столе.
3. Обязательно нужно привить начальнику привычку: "Чтобы день начинался и кончался тобой". Вы должны попасть в его кабинет раньше, чем любой посетитель, для того, чтобы узнать его планы, напомнить о его встречах, разработать стратегию поведения.
4. Если начальник считает, что у него не секретарь, а референт, помощник, объясните ему необходимость Вашего присутствия на всех совещаниях и важных встречах – Вы должны быть в курсе договоренностей.
5. Перед тем, как отдать документ на подпись, продумайте, какие могут возникнуть вопросы, и заранее узнайте ответ. Лучше Вы будете дурочкой в приемной, чем в кабинете начальника.
6. Не медлите с выполнением поручений – но и не торопитесь. Помните армейскую шутку: "Не спеши выполнять приказ. Всегда последует команда "Отставить!".
7. Если Вы по вине сотрудника провалили поручение – поделитесь ответственностью с виновным. Но – никогда не оправдывайтесь. Помните, что быть виноватой тоже входит в функции секретаря.
8. Запомните любого гостя в лицо. Это – залог "безопасности" начальника, если нежелательный клиент явится без предупреждения – Вы успеете корректно "отразить нападение". То же относится и к именам людей – для любого человека значимо его имя. Учите имена, даже если они невозможны для запоминания. Трудно воспроизводимые имена-отчества проговорите про себя несколько раз. Люди, привыкшие, что их имена перевирают, еще больше зауважают начальника, если Вы этого не сделаете.
9. Обязательно запишите минутную информацию. Когда она будет не нужна – выбросите и забудете. Но перспективную информацию запоминайте: что записал – то из памяти стерлось.
10. При передаче информации надо продумать, на каком предложении сделать особое ударение, чтобы она запомнилась и была понятна.
11. Вы – записная книжка. Помните о личных датах руководителя. Он, занятый проблемами, может оказаться в ситуации банкира из рассказа О.Генри, который забыл о собственной свадьбе. Напомните ему о ней – даже если эта свадьба не с Вами.
12. И, наконец, – в любой трудной ситуации, в любом цейтноте помните старую русскую поговорку, которая должна стать Вашим девизом: "Глаза боятся, а руки делают".

Планирование рабочего дня руководителя
Важнейшая задача Секретаря – помощь руководителю в рациональном распределении времени, в эффективном использовании его рабочего дня.
Секретарю необходимо максимально разгрузить руководителя от подготовительных и технических видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого Секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшее время.
Планирование может быть на день, неделю, месяц, квартал или год. При правильной организации работы с руководителем такое планирование проводится совместно, но некоторые руководители полностью передают планирование своего рабочего дня Секретарю-референту.
Эффективным инструментом планирования рабочего времени и организации рабочего дня является текущее планирование, то есть планирование рабочего дня или недели с указанием конкретной даты, времени и продолжительности мероприятия или планируемой работы. Вначале необходимо должен составить перечень дел и мероприятий, выделив самые срочные и важные дела.
Оптимальным средством планирования работы Секретаря и руководителя является блокнот-ежедневник, в котором дела разносятся по датам и часам. Хорошим помощником Секретаря при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер (ПК). На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, предоставляющих в распоряжение пользователя календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот. Например, Microsoft Outlook помогает осуществлять хранение, планирование и управление сведениями о встречах, собраниях, задачах, контактах и событиях, работать с сообщениями, просматривать совместные документы, а также позволяет организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность статус выполнения задач другими сотрудниками.
Форма дневного планирования должна достоверно отражать виды планируемых мероприятий и реальные временные интервалы, которые отводятся на их выполнение. В конце каждого планируемого периода в расписание рабочих дней вносятся мероприятия, проводимые постоянно, но с различной периодичностью. Вносить информацию о таких мероприятиях целесообразно сразу на весь следующий планируемый период.
В ежедневном плане работы важно отразить не только время начала того или иного мероприятия, но и его предполагаемую продолжительность. Составляя расписание, Секретарь должен учесть определенное время, необходимое для того, чтобы руководитель мог ознакомиться с материалами перед совещаниями и заседаниями, изучить документы перед переговорами; время нахождения в пути при выездах руководителя в другие организации.
Часть рабочего плана Секретаря связана с режимом работы руководителя: обслуживание совещаний, прием посетителей, оформление документов для руководителя, работа на телефоне. Есть у Секретаря и рутинная работа, которую должен выполнять Секретарь: прием корреспон¬денции, регистрация документов, ведение контрольной картотеки, подшивка документов в дела. Именно эти, регулярно повторяющиеся, виды работ, составляют основу плана работы Секретаря. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время. Например, утро отводим на обработку полученной корреспонденции.
Желательно согласовать с руководителем определенное время дня и периодичность приема сотрудников и рассмотрения документов. Рабочий день Секретаря надо организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего дня иметь возможность помогать руководителю в реализации намеченных им задач. Обязанность Секретаря – следить за исполнением планов руководства: организовать, напомнить о предстоящем совещании, встрече, переговорах, докладе. План рабочего дня Секретаря во многом зависит от рабочих планов руководителя. Информировать руководителя о чем-то необходимо заранее: за час, а если мероприятие важное, то за день или даже несколько дней. Перечни задач и их последовательность у Секретаря и у руководителя должны быть согласованы. Например, если у руководителя сделана запись «в 14.00 быть на совещании», то у Секретаря она будет выглядеть так: «13.20 – напомнить о совещании; предупредить водителя, чтобы подал машину, не позднее 13.30; дозвониться и заказать пропуск».
Основная информация, как правило, передается утром или вечером. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное. Если возникают изменения, Секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Необходимо проверять соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя.
В работе Секретаря много непредвиденных ситуаций – внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня должно быть предусмотрено резервное время.
Не рекомендуется браться за все дела сразу, невозможно сделать одновременно две работы одинаково хорошо, неизбежны конфликтные ситуации. Важно научиться вырабатывать в себе некий автоматизм действий в исполнении технических операций, таких как обработка входящей и исходящей корреспонденции, набор текстов на ПК.
В процессе своей ежедневной работы хороший Секретарь должен брать на заметку и записывать в ежедневнике все вопросы, которые могут интересовать руководителя, и в свободное от срочных дел время выяснять, специалисты каких отделов или организаций могут точно и конкретно ответить на них. Попутно определяется перечень необходимых материалов (законодательных, директивных, статистических и других) и их местонахождение. Это – работа впрок, задел, который позволяет Секретарю иметь в своем распоряжении точную информацию на опережение.
Профессия Секретаря подразумевает и сверхурочную работу, но недопустимо, чтобы это стало правилом. Большинство специалистов по менеджменту считают, что если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит, либо вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок, либо объем работы слишком велик.
Рабочий день Секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или прогнозировать. Но, тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одним из ее главных правил остаются: планирование работы, постепенное вхождение в работу, ритмичность труда и обязательное чередование труда и отдыха.

По материалам
Н.П. Ивановой, Преподавателя Документоведения и ДОУ Колледжа МИД России

Как правильно проводить совещания
Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Опросы показывают, что менеджеры в зависимости от уровня управления до 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы расточалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний! Причины, по которым на этих "митингах" впустую тратится столько времени и средств, состоят всего лишь в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены. В большинстве случаев совещания длятся слишком долго, часто они бывают по существу даже совершенно ненужными.

Типы и цели совещаний

Существует несколько основных типов совещаний, и каждый из них имеет различную цель. Конечно, совещания могут иметь не только одну цель. Совещание персонала, например, часто служит как для обмена информацией, так и для решения мелких проблем. Но независимо от того одна причина или несколько, есть причина, благодаря которой было созвано совещание. Во время совещания, направленного на решение проблемы, участники сначала определяют проблему, а затем вырабатывают ее решение. В совещании устроенном для принятия решения группа выбирает решение, которое будет реализовано. Для того чтобы успешно провести совещание, группа должна согласовать процесс принятие решения: будет ли решение единодушным, будет ли приниматься голосованием или ориентируясь на мнение отдельных людей? Так же существуют совещания для обмена мнениями, отчетов, обратной связи. Статус совещания важен для команды, так как она должна подготовиться к нему.

Вы можете созвать совещание, когда:
• вы нуждаетесь в информации или совете, который вам может предоставить группа;
• хотите, чтобы команда приняла участие в принятии решения или обсуждении проблемы;
• хотите поделиться информацией или поставить всех в известность о конкретной ситуации;
• имеете дело с проблемой, которая требует рассмотрения с разных точек зрения;
• считаете, что нужно четко объяснить обязанности по решению проблемы или вопроса;
• считаете, что группа испытывает необходимость в таком совещании.

Лучше НЕ созывать совещание, если:
• это - личный вопрос, который должен быть улажен один на один;
• у вас нет времени на подготовку;
• вы считаете, что лучше использовать другой метод, например, записку, электронную почту, телефонный звонок;
• вопрос уже решен;
• вопрос не настолько важен, чтобы тратить на него время;
• группе нужно время, для того чтобы обнаружить источник конфликта или разочарования.

Подготовка к совещанию

Начните подготовку с определения целей совещания. Это может быть информация, определения проблемы, новые идеи, определения направления действий, определение ответственности или комбинация этих факторов. Ориентируясь на специфические цели, определите, кого вы попросите придти на совещание и как вы его проведете.

Пригласите на совещание людей, которые:
• принимают ключевые решения по вопросам, которые будут затронуты на совещании;
• могут быть полезны; будут принимать участие в решении вопросов, которые будут затронуты во время совещания;
• по роду своей деятельности должны познакомиться с информацией, которую вы предоставите во время совещания;
• будут исполнять принятые решения.

Приглашайте на совещание только тех людей, которые помогут вам достичь поставленных целей, при этом убедитесь, что вы обеспечили разные точки зрения. Вы можете повысить свои шансы на успех, пригласив ключевых игроков. Для этого пригласите их лично или назначьте время совещания, ориентируясь на их расписание. Предоставьте им активную роль в совещании или подчеркните важность того, что они его посетили. Только отделив настоящие сдерживающие факторы от потенциальных опасностей, вы сможете правильно направить свою команду. Для групп более четырех человек уровень структуры должен быть выше. Если вы хотите, чтобы каждый принял участие в этом процессе, разбейте большое совещание на подгруппы в определенные сегменты времени.

Если возможно, выработайте повестку дня до совещания. Используйте для этого следующий список:
• конечная цель совещания;
• желаемый исход;
• дата, время и место совещания;
• кто созывает совещание;
• какая команда будет созвана, имена участников;
• роли участников;
• есть ли что-то необычное в формате встречи;
• есть ли участники со стороны, их имена и роли;
• человек ответственный за распределение времени и соблюдении пунктов повестки дня;
• продолжительность совещания;
• необходимая подготовка.

Включайте только те пункты дискуссии, которые действительно могут быть рассмотрены в указанный период времени. Лучше недооценить, чем переоценить количество вопросов, которые может рассмотреть группа. Так же старайтесь расставить пункты дня в такой последовательности, чтобы обеспечить движение совещанию. Вопросы должны вытекать один из другого. Отделяйте обмен информацией от принятия решений и решения проблем. Начинайте с более легких вопросов, затем переходите к сложным, но не избегайте трудных вопросов. Будьте осторожны, чтобы времени хватило на наиболее важные вопросы. Во время долгих совещаний старайтесь рассмотреть трудные вопросы, пока участники не устали. Разбивайте трудные вопросы на части.
Как долго должно продолжаться совещание? Это зависит от целей и повестки дня. В среднем продолжительность совещания от тридцати минут, до двух часов, обычно, чем короче, тем лучше.

Цели совещания также помогают определить помещение и обстановка. Спросите себя:

• Какого размера должна быть комната и какое оборудование вам необходимо, для достижения ваших целей? Например, вы хотите провести свободный обмен информацией в неофициальной обстановке и для этого вам необходима соответствующая мебель.
• Какое оборудование - телефоны, проекторы, доски и так далее вам необходимы?
Когда вы готовитесь к совещанию, убедитесь, что вы распределили роли и обязанности. Один человек может исполнять несколько ролей в процессе совещания, Основные роли: лидер - он может вести или не вести совещание, но он определит его цель, возникшие затруднения и область полномочий, а так же возьмет на себя обязанность по подведению итогов. Посредник проводит дискуссию – стадии определения проблемы и принятия решения. Может взять на себя ответственность за материально-техническое обеспечение до и после совещания. Секретарь определяет ключевые моменты, идеи и решения, которые являются результатом совещания. Так же делает записи во время проведения совещания и после него. Ассистенты – участники, активно выдвигающие идеи и не дающие дискуссии свернуть с верного пути. Эксперт выступает в этом качестве, если необходимо. Если это не постоянный член команды, он может не принимать участия в других аспектах совещания. К слову об экспертах. Определите их роль и четко дайте им понять, чего вы от них ждете. Предупредите их, что в остальных аспектах совещания они могут не участвовать. После того, как вы определили цель совещания, и кто будет приглашен, подумайте о помещении и длительности совещания, распределите роли, обязанности и разработайте повестку дня.

Как вы должны подготовиться к совещанию? Соберите необходимые документы и данные. Поговорите с участниками, спросите их мнение, определите цели, которых бы они хотели достигнуть, дайте им понять, что вы заинтересованы в их идеях. Дайте понять, что участники должны так же подготовиться к встрече. Разработайте повестку дня, включая цель, список желаемых результатов и время, предполагаемое для обсуждения каждого вопроса. Поделитесь информацией, особенно, если она поможет сократить совещание.
Как группы разрабатывают решение. Некоторые группы принимают решение голосованием. Другим необходим консенсус: все участники совещания поддерживают решение, даже если они с ним не согласны. В некоторых группах решение принимает лидер. Каждый подход имеет свои преимущества и недостатки.

Голосование большинством даст вам решения на короткий период времени. Оно может заставить людей принять решение, которое поставит их в выигрышную/проигрышную позицию.
Консенсус означает, что каждый понимает, может поддержать и помочь в выполнении решения, но отдельные участники совещания могут чувствовать, что некоторые вопросы остались неучтенными. Искренний консенсус достигается, когда все участники приходят к единому мнению. Каковы его отличительные черты? Примером могут служить следующие комментарии. "У меня было собственно мнение по вопросу «А», но я думаю, что это лучший вариант". «Я не сразу был согласен с формулировкой «»А, но я думаю, что она все устроит". "Я не думаю, что формулировка «А» соответствует нашим критериям на сто процентов, но я готов помогать в ее выполнении ". Такого решения достичь трудно, это требует времени. Но, тем не менее, оно рекомендуется, если необходимые изменение требует понимания всех сторон, или если группа достаточно опытна в принятии такого рода решения. Люди более охотно принимают решение, достигнутое консенсусом. Но процесс часто требует запасной позиции - альтернативы в случае, если консенсус не будет достигнут в определенных временных рамках. Таким образом, консенсус не типичен для ситуаций, в которых требуется срочное решение или в случаях, когда ответственность за решение несет только лидер.

Решение, принятое лидером – это наиболее эффективный способ в ограниченных временных рамках. Примером может служить лидер, объявляющий решение и закрывающий совещание. Важно, чтобы все участники слышали, что их мнения услышаны. Если время позволяет проконсультироваться с остальными, лидер может рассмотреть индивидуальные мнения - наиболее приемлемый способ, если требуется мнение эксперта или избранные представляют мнения акционеров. Также лидер может созвать совещание для сбора мнений - рекомендуется, когда решение является важным для многих людей, когда есть возможность создать совместную деятельность, и общую основу для выполнения.

Проведение совещания

Простые рекомендации позволят вам избежать распространенных проблем, превращающих совещания в кошмар. И это будет признанием ваших навыков проведения совещания. Начинайте совещание вовремя. Проведите небольшую вводную дискуссию, чтобы убедиться, что группе ясна повестка дня, цели и желаемые результаты - внесите необходимые поправки. Если повестка дня не подготовлена, составляйте ее на ходу.
Как составить повестку дня, если она не подготовлена заранее. Попросите участников предложить вопросы, которые требуют обсуждения. Каковы желаемые результаты обсуждения и сколько времени на него уйдет? Составьте повестку дня из предложенных вопросов. Если вам нужно сократить повестку дня, спросите, какие вопросы могут подождать до следующей встречи. Пересмотрите основные правила, принципы проведения конструктивного совещания, с которыми будут согласны все участники.

Что должны включать основные правила?

• Соблюдение определенного времени.
• Соглашение о том, кто может дополнять повестку дня.
• Соглашение о том, как будут приниматься решения.
• Лимит времени для принятия решения. Если вы хотите увеличить этот лимит в процессе обсуждения, вы должны спросить согласия группы.
• Четкое определение ограничений, которые существуют по каждому вопросу. Например, решения менеджеров высшего звена или ограничения накладываемые политикой или бюджетом фирмы, которые могут сузить выбор альтернативы.
• Определение человека для каждого вопроса, который будет принимать решение.
• Просьба быть более открытым для идей. Для того чтобы убедится, что все точки зрения рассмотрены, попросите кого-нибудь изложить и защитить свою точку зрения. Спросите: «Что может быть упущено? Кто не высказался?» Если группа большая, разбейте ее по два-три человека и попросите отчитаться. Не торопитесь голосовать и принимать решение. Обойдите комнату и поинтересуйтесь мнением каждого. Все точки зрения важны, но не одинаково. Сколько времени нужно отвести для выступления участнику старшему по должности? Это зависит от цели совещания. Возможно, он должен выступить первым и определить цели и направление. Или, если те, чье мнение необходимо уже высказались, а младшие члены команды молчат, вы можете попросить его высказаться. Даже если вас интересует мнение каждого, вы не должны дать обсуждению уйти в сторону. Для этого часто подводите промежуточные итоги, используя повестку дня и идеи, выписанные на доске, а также объявляйте переход от одного пункта повестки дня к другому.
• Соглашение о том, как улаживать конфликты.
• Соглашение о том, как подводить итоги.
Согласованные основные правила позволяют стимулировать участие в дискуссии. Вы действуете как лидер и как посредник, который предоставляет людям возможность высказаться. Следите за тем, как вы участвуете в обсуждении, убедитесь, что вы не доминируете. Дайте возможность высказаться нерешительным и робким. Следите, чтобы никто не прерывал выступающего и не доминировал в обсуждении. Сохраняйте положительное отношение к высказываемым точкам зрения. Вмешайтесь, если один участник начинает критиковать точку зрения другого. Подчеркните то, что уже согласовано, не позволяйте возвращаться к вопросам, которые уже решены. Делайте записи на доске, записывайте сделанные предложения. Это поможет вам придерживаться ключевых вопросов. Сохраните сделанные записи для внутреннего совещания. Во время «мозговой атаки» принимайте любые идеи. Затем отметьте те из них, которые группа одобрила, приняла как приоритетные, и обсуждайте решения. Выписывайте отдельно вопросы, которые вы рассмотрите после совещания. Если вы чувствуете наряженный интерес к какому-то вопросу, внимательно выслушайте все мнения. Взглядом, кивком или словами подтвердите, что вы слушаете: "Давайте послушаем сначала Анну Викторовну, затем Дениса Станиславовича, а после этого – Марину Васильевну".

Неприятности случаются даже на хороших совещаниях
Даже если вы следуете вышеуказанным рекомендациям, проблемы неизбежно возникнут. В критических точках группа «застрянет» и замолчит. К сожалению, иногда случаются открытые конфликты. Не нужно терять хладнокровия — особенно, если вы вооружены специальными техниками. Но даже если вы вмешаетесь в конфликт, вам нужно определить его причину, для этого нужно внимательно слушать. Когда вы слушаете другого участника, обращайте внимание на следующие вопросы: что он описывает? Как он чувствует? На что он делает ударение? Что его интересует? Какие слова, метафоры и образы он использует? Каков язык тела? В зависимости от результатов ваших наблюдений вы будете улаживать конфликт при помощи специальных техник.

Если группа в замешательстве.
Спросите, что происходит. Напомните, какой пункт повестки дня вы рассматриваете и с какими целями (укажите на доску). Устраните препятствие, если возможно. Если группа в затруднении из-за отсутствия информации или неясности задания, помогите ей. Спросите группу, нужно ли двигаться дальше или какой-то аспект остался незатронутым. Сделайте небольшой перерыв, переставьте этот вопрос ниже в повестке дня или обсудите на другом совещании.
Если группа молчит. Позвольте помолчать минуту. Постарайтесь понять, что происходит, о чем думают люди. Спросите, нужно ли что-нибудь прояснить. Возможно, неясен какой-то ключевой вопрос и это привело к замешательству. Не спешите заполнить паузу. Убедитесь, что проблема не в вашем поведении. Разбейтесь на небольшие группы.

Если группа не обращается к вопросу прямо или обсуждает один в ущерб другим, возможно, участники избегают какого-то вопроса. Тем не менее, вам следует попросить участников описать проблему более точно, выяснить ее последствия. Помните, что вы должны быть благодарны за точку зрения, отличную от вашей. Дайте группе понять, как важно рассмотреть все альтернативы, сомнения и вопросы, о которых не хочется говорить. Дайте понять, что вы поощрите первого высказавшегося. Сдержите обещание, иначе вам перестанут доверять.
Если группа возвращается к уже обсуждавшимся пунктам. Укажите на последовательность обсуждения на доске. Убедитесь, что вы правильно поняли изложенную идею. Спросите, указав на доску "У вас есть что добавить?"

Если возникает конфликтная ситуация.
Положите конец ссоре. Дайте понять, что давать волю своему темпераменту лучше за пределами комнаты для совещаний. Напомните о согласованных заранее нормах поведения. Сконцентрируйте внимание на сути идеи или мнения, а не на поведении участников. Попросите участников сохранять позитивный настрой и обратить большее внимание на содержание вопроса. Попросите не давать быстрых оценок. Если вы заметили, что один участник слишком чувствителен к предложениям другого, заметьте: "Сейчас мы не оцениваем идеи. Я запишу ее, чтобы обсудить позже". Используйте пробные вопросы, чтобы вывести участников из опасного состояния.

Дополнительные роли лидера
Помимо собственной роли у лидера есть еще и дополнительные функции. Наблюдать - он должен следить, чтобы соблюдалась повестка дня, чтобы не было доминирования, и все желающие получали возможность высказаться. Защищать свою точку зрения – он должен предотвратить консенсус, если считает, что решение преждевременно. Строить консенсус - обозначать уже согласованные точки. Оказывать поддержку - искренне хвалить, заслуживающих этого участников. Разрядить ситуацию - ослабить напряжение и напомнить о поставленных целях.

Как закончить совещание

Зная когда и как закончить совещания, вы поможете членам команды выполнить поставленные задачи.

Когда заканчивать.

Предупреждающие знаки: при обсуждении последнего вопроса у участников возникают затруднения либо участники начинают покидать совещание. Эти два знака показывают, что вы превысили лимит времени. Эти рекомендации помогут вам избежать такой опасности и заслужить благодарность коллег: дайте себе обещание закончить вовремя. Следите за временем или попросите об этом одного из участников. Напоминайте группе, сколько времени осталось и сколько вопросов еще не решено. Если время кончается, выберите приоритетные задания, остальные отложите. Если какой-то пункт требует более тщательного рассмотрения, спросите, согласна ли группа на превышение лимита времени или назначьте еще одно совещание. Если нет очевидных предупреждающих знаков, ориентиром для завершения совещания может служить момент, когда все цели достигнуты, либо попытки их достижения исчерпали себя, либо вышло время.

Что делать, чтобы закончить совещание.

Суммируйте достижения, ключевые моменты, решения, и объясните, как они будут представлены акционерам. Уточните дальнейшие действия и подчеркните их важность. Подчеркните важность всех высказанных точек зрения. Если необходимо, назначьте другое совещание. Попросите группу оценить проведенное совещание и высказать идеи, что может быть исправлено. Поблагодарите за участие.

Подведение итогов после совещания.

Мнение, что подведение итогов после совещания можно отложить – самая распространенная ошибка. Это особенно неудобно для акционеров, которые отсутствуют на совещании. Совещания, лишенные последней стадии, составления плана действий и обмена информацией, не имеют смысла. План действий и обмена информацией создает чувство завершенности. Он также представляет акционерам ключевые решения, помогает убедиться, что все восприняли информацию одинаково. План должен состоять из трех ключевых элементов: какие, кто и когда.
• Какие решения были результатом совещания, и какие задания должны быть выполнены по результатам совещания?
• Кто несет ответственность за эти задания? Если участники добровольно вызвались их выполнять, то они вероятнее всего выполнят это задание.
• Когда должны быть завершены задания? Дайте понять, что участники должны серьезно отнестись к расписанию и выполнить задания в срок.
После совещания, оформив соответствующим образом, план действий и обмена информацией, разошлите его участникам совещания. Затем распространите его среди сотрудников, которые не присутствовали на совещании, но должны быть проинформированы. План действий и обмена информацией будет выполняться более эффективно, если все будут иметь четкое представление о своих обязанностях.

Что входит в итоговое уведомление?

Лучше всего, если оно основано на записях сделанных вами во время совещания на доске и личных заметках. Оно должно быть написано так, чтобы быть понятным человеку, который не принимал участие в совещании. Оно включает участников, достигнутые цели, ключевые вопросы обсуждения, ключевые решения, план действий, дату следующего совещания или подведения итогов, а также благодарность принявшим участие. Если совещание касалось решения проблемы, итоговое уведомление включает определение проблемы, метод анализа, альтернативы, критерии принятия решения, решение, последующие шаги и ожидаемые результаты.

Как определить было ли совещание эффективным?

Вы можете судить по результатам: достигли вы поставленных целей? Были ли все требуемые участники? Хорошо ли сработалась группа?
Обсуждение проблемы. Если участники сталкиваются с проблемой, последовательно задайте им следующие вопросы: Каково их восприятие проблемы? Как долго это продолжается? Что происходит сейчас? Дайте определение проблемы. Каковы ее причины? Какие пути решения существуют? Какие преимущества можно извлечь? Если проблема не будет решена, каковы будут последствия? Какую альтернативу следует выбрать? Каковы ключевые факторы: время, финансы и так далее? Согласуйте альтернативу со всеми.

Несколько советов

1. При подготовке к совещанию. Приглашайте только тех участников, которые могут помочь в достижении цели. Помните, что большая группа требует четкой структуры. Выберите подходящее место для совещания и обеспечьте необходимое оборудование. Подготовьте повестку дня. Совещание без повестки дня может сравниться с поисковой экспедицией без карты. Планируйте длительность совещания в промежутке от тридцати минут до двух часов и всегда планируйте меньшее количество заданий, чем может выполнить группа. Старайтесь, чтобы совещание было как можно короче, насколько это позволяют цели, которых нужно достигнуть. Соберите всю необходимую для совещания информацию.
2. При проведении совещания. Начинайте всегда вовремя. Начинайте с простого. Быстрый успех часто стимулирует успех всего совещания. Оставляйте трудные вопросы на конец совещания, но так чтобы на них хватило время. Протоколы - все записывайте. Цените вклад каждого. Старайтесь, чтобы все высказались и будьте благодарны людям, которые изъявляют желание высказаться по трудному вопросу. Освещайте и суммируйте этапы совещания.
3. При проблемном поведении.
o Опоздавшие. Начинайте всегда во время. Подумайте, что может служить мотивацией и заставить сотрудника приходить во время. Найдите этому человеку занятие во время этого совещания. После совещания наедине спросите, почему он опоздал. Сообщите о стоимости минуты данного совещания (заработок участников за минуту плюс накладные расходы) и о своем намерении провести его рационально. Выражайте уверенность в успешном ходе заседания.
o Участники, уходящие до конца совещания. Выясните, почему сотрудник постоянно уходит до конца совещания. В начале совещания спросите, смогут ли все участники остаться до назначенного времени. Если нет, то предложите изменить продолжительность совещания.
o Участники, постоянно затрагивающие один и тот же вопрос. Покажите, что этот вопрос уже записан на доске. Покажите жестом, что вы поняли, что их беспокоит. Рассмотрите вопрос на следующем совещании.
o Участники, высмеивающие или обвиняющие других. Спросите, какие идеи они могут предложить. Попросите не оценивать предложенные идеи, пока все не выскажутся. Напомните о соглашении и подтвердите, что оценка будет проводиться чуть позже. Если кто-то допускает такие выражения как: "Это глупо", или жестом показывает негативное отношение, вы можете сказать: "Подождите. Сейчас все идеи имеют равную ценность". Если вышеуказанные меры не помогут, предложите участнику покинуть совещание.
o Участники, проявляющие разрушительные невербальные реакции. Поинтересуйтесь у участника, что он собственно хочет сказать. В перерыве тактично объясните, что его поведение не приемлемо. Если это не помогает, то прямо скажите ему, что он должен контролировать свои эмоции.
o Участники, занимающиеся во время совещания отвлеченной деятельностью. Задайте вопрос, скажите, что вы хотите услышать мнение именно этого человека. Поговорите с ним во время перерыва. Обратитесь к основным правилам, когда начнете совещание.
o Шепот. Попробуйте перевести все в шутку, спросите: "Мы вам не мешаем?" Спросите участников, не могли бы они рассказать о предмете своего разговора или закончить его позже. Во время перерыва спросите, в чем дело.
o Некоторые участники пытаются доминировать. Если вы стоите, подходите к ним ближе и ближе. Поблагодарите их за высказанное мнение и обратитесь к кому-нибудь еще. Попросите группу поменяться ролями так чтобы застенчивые люди могли высказаться, а те, кто слишком много говорит - помолчали. Если это не помогает, вы можете прямо указать на то, что они пытаются доминировать. Если не помогает даже это, попросите их покинуть совещание. Если их мнение ценно для вас, то постарайтесь получить его после совещания.
o Участники, нападающие на остальных. Спросите в чем проблема, если это что-то не имеющее отношение к совещанию попросите уладить это позже. Используйте доску, для того чтобы переключить внимание на тему дискуссии. Вы так же можете выписать суть претензий. Если это не помогает, попросите их покинуть совещание. Если их мнение ценно для вас, то постарайтесь получить его после совещания.
o Участники, заканчивающие мысль за других. Попросите их дать остальным высказаться. Спросите остальных, устраивает ли их то, что говорят эти участники.
o Участники, которые полагают, что они знаю все. Признайте их компетентность. Попросите их быть более терпеливыми и выслушать мнение других людей.
o Участники, перебивающие других. Человеку, которого прервали, вы можете сказать: "Продолжайте, пожалуйста". Участнику, который его прервал, вы можете сказать: "Дайте Павлу закончить". Если вы знаете, кто из участников обычно прерывает других, попросите их, вне совещания, подождать пока у них будет возможность высказать свои мысли.
4. Как вмешаться в критической ситуации. Задайте этот же вопрос человеку, который его вам адресовал, дайте понять, что лидер не обязан отвечать на все вопросы. Если что-то не работает, спросите, что происходит, не замалчивайте это. Не давайте ситуации выйти из-под контроля, напоминая об основных правилах и принятых соглашениях. Убедитесь, что все работают в одном ритме. Создайте благоприятную обстановку, для сотрудничества и творческих идей, нейтрально отвечая участнику, идеи которого не имеют отношения к обсуждению. Используйте юмор, чтобы разрядить обстановку, но не допускайте шуток, которые могут задеть других участников.

Контрольная таблица: как правильно проводить совещание

Большинство менеджеров тратят большую часть времени на совещания. Совещание, это слишком широкое понятие, это может быть беседа с коллегой и большая пресс конференция, на которой ожидается появление главы компании. Но правила успешного проведения совещания могут быть применены в любой ситуации. Мы можем разбить эту процедуру на этап до совещания, во время совещания и после совещания, так как все совещания включают подготовку, выполнение и подведение итогов. Спросите себя:

ДО СОВЕЩАНИЯ

Каковы мои цели? Вы надеетесь получить информацию, принять решение или ищите новые идеи? Для всего требуется подготовка. Подумайте и выпишите одно или два предложения, описывающие желаемый исход совещания.
А нужно ли мне это совещание? Многие совещания создают больше проблем, чем решают и являются потерей времени. Участники чувствуют, что ничего не достигли. Часто вопросы или решения, рассматривающиеся на совещаниях, могли бы быть решены один на один или исполнителями как приказ. Даже стандартные совещания, проходящие по расписанию, если менеджер считает, что время участников может быть с пользой потрачено для решения других проблем.
Обеспечил ли я участников четкой повесткой дня? Повестка дня это не только подготовка, она помогает вам установить порядок обсуждений, который наилучшим способом позволит достигнуть вам ваших целей. Иногда лучше рассмотреть сначала трудные вопросы, особенно если они требуют решения на свежую голову. Иногда их лучше оставить на конец дискуссии.
Определил ли я ключевые фигуры? В общем можно сказать, что серьезные люди не любят сюрпризов. Если они чувствуют себя зажатыми в угол, они вряд ли захотят с вами сотрудничать. Разговор с глазу на глаз до совещания может заставить вас пересмотреть вашу повестку дня или укрепит ваши убеждения.
Обеспечил ли я участников заранее достаточным количеством информации? Часто много времени уходит на то чтобы «раскачать» людей. Если все исходят из одной и той же информации группа скорее достигнет консенсуса и примет решение.
Продумал ли я возможные возражения? Старайтесь не попасться в ловушку, если будет затронут важный вопрос, о котором вы не подумали. Часто опрос участников до совещания помогает избежать этой проблемы. Если вы знаете, что некоторые участники собираются что-то противопоставить вашим целям и предложениям, будьте готовы доказать, что вы предполагали такого рода возражения, и объяснить, почему ваше предложение является более приемлемым.
Есть ли у меня поддержка «наверху»? Прежде чем готовиться к совещанию, убедитесь, что ваше начальство поддерживает ваши предложения.

Суммируйте промежуточные результаты. Суммирование результатов поможет свести к минимуму отклонение от темы и отвлеченные рассуждения.

Дайте каждому высказаться. Даже если участники совещания имеют в организации разный статус, покажите, что вы цените мнение каждого. Спросите мнение тех, кто не высказывался. Каждый должен сделать свой вклад в результат совещания.
Не позволяйте никому доминировать во время совещания и произносить долгие или не имеющие отношения к делу речи. Пресекайте, если кто-то пытается отклониться от темы или действовать согласно собственной повестке дня. Тактично верните дискуссию в нужное русло, если необходимо, сделайте это жестко. Остальные участники будут вам благодарны.
Будьте готовы учиться. Как бы тщательно вы не готовились к совещанию, новая информация может изменить ваши планы. Вы заслужите уважение коллектива, если докажите, что можете гибко работать.
Принимайте решение по каждому пункту, как только вы чувствуете приближающийся консенсус. Никто не хочет тратить лишнее время на решение какого-то вопроса, и большинство участников будут благодарны лидеру, который примет решение и перейдет к другим вопросам.
Заканчивая совещание, кратко изложите, какие цели были достигнуты группой. Это будет выглядеть примерно так: "Мы решили вопросы А, В и С, но нам нужно подумать над X,Y,Z." Таким образом, участники почувствуют, что работали не напрасно и будут знать чего от них ждут. Вы также сможете составить эффективную повестку дня для следующего совещания. Лучше заканчивать совещание до, а не после намеченного срока. Максимально продуктивная работа продолжается на протяжении двух часов.

Быстро подведите итоги. Это напомнит участникам о том, какие решения были приняты.
Организуйте встречу с участниками, мнение которых не было учтено. Такая встреча не только обеспечит вам обратную связь, но и предотвратит конфликты с людьми, которые могут оказать вам поддержку.
Рассылка итогового уведомления посвященного дальнейшим действиям. Это будет план действий на будущее. Участники оставшиеся недовольными результатом совещания могут убедиться, что их мнение будет учтено в будущем.
Обеспечьте обещанные ресурсы. Участники совещания будут разочарованы, если они не буду обеспечены средствами выполнения заданий, которые они получили на совещании. Если в данный момент вы не можете предоставить эти средства, объясните почему.
Решение принятые во время совещания должны быть выполнены как можно быстрее. Это будет доказательством эффективности проведенного совещания. В конце концов, о людях судят не по словам, а по делам.
Вы можете воспользоваться для проведения совещания этими формами, выбрав предпочтительную для каждого этапа.


КОНТРОЛЬНАЯ ТАБЛИЦА ПЛАНИРОВАНИЯ СОВЕЩАНИЯ

1 Определили причину совещания?
2 Определили цели совещания?
3 Выбрали участников и распределили роли?
4 Определили процесс принятия решения (например, лидер группы, участники, другой менеджер)?
5 Решили когда и где проводить совещание и убедились в доступности помещения?
6 Убедились в доступности оборудования?
7 Известили участников, где и когда будет проводиться совещание?
8 Подготовили повестку дня с причиной и целями совещания?
9 Разослали повестку дня всем участникам и акционерам?
10 Раздали окончательный вариант повестки дня участникам?
11 Уведомили участников, какие вопросы требуют подготовки?
12 Убедились, что все приглашенные смогут присутствовать?
13 Подготовились (раздаточный материал, доска.)?

Классификация секретарей:

• секретарь
• офис-менеджер
• офис-менеджер
(кадровое делопроизводство)
• личный помощник руководителя
(ассистент)
• секретарь-референт
• референт
• делопроизводитель (документовед)
• секретарь на ресепшион
• вечерний секретарь
• секретарь на телефоне
• секретарь на ресепшион со знанием иностранного языка
• помощник (референт) руководителя со знанием иностранного языка
• референт в приемную со знанием иностранного языка
• референт-переводчик
• архивариус
- администратор офиса

Невозможно представить себе офис без административных работников: секретарей, делопроизводителей, канцелярии… Часто работодателям кажется, что административные вакансии легко «закрыть». Но следует иметь в виду, что требования к работникам секретариата существенно различаются: разные профессии требуют разного опыта, знаний, умений, личностных качеств, предоставляют различные карьерные возможности.

Штат операторов call-центра обзванивает потенциальных клиентов с предложением товаров или услуг. Когда посетители приходят в офис, их встречает секретарь на ресепшн. Офис-менеджер, пока посетитель ожидает приема, предложит ему чай или кофе. А если в какой-то момент поток клиентов прекратился, то он наводит порядок в комнате для посетителей, раскладывает журналы, поливает цветы. При этом есть сотрудник административно-хозяйственного отдела, который рассылает курьеров и водителей и следит за наличием канцтоваров. У каждого руководителя – личный секретарь, а у руководителей высшего звена – еще и персональные ассистенты. Для полноты картины можно добавить операторов ПК, заполняющих базы данных, печатающих всю документацию, прайс-листы; работников канцелярии, занимающихся оформлением внутренней документации, выдачей справок; секретарей-делопроизводителей, ведущих документацию, осуществляющих учет; а также архивистов. Ну а если компания работает с иностранными клиентами или выходит на международный рынок, ей необходимы и грамотные переводчики.
Подобрать специалиста, который будет идеально соответствовать определенным требованиям, нелегко. Обязанности одних и тех же должностей в разных организациях могут существенно различаться. Например, в небольшой компании секретарь часто совмещает обязанности секретаря на ресепшн, офис-менеджера, секретаря-переводчика и помощника руководителя. А крупная организация, например, может иметь разветвленную административную службу, где каждый специалист занимается решением достаточно узкого круга задач.

Сотрудник call-центра
Это, пожалуй, одна из самых низкооплачиваемых, но при этом очень востребованная позиция из всех офисных служб. Сотрудник call-центра должен отвечать на звонки и обзванивать потенциальных клиентов. Пять рабочих дней в неделю с утра до вечера, набирая номер за номером из телефонного справочника или базы данных, он слышит ответ на заранее заготовленную фразу: «Спасибо, не надо» – и это в лучшем случае. Невзирая ни на что, разговаривать надо корректно, объяснять доходчиво, всю информацию аккуратно фиксировать, систематизировать, регулярно отчитываться перед руководством. Далеко не все могут выдержать такую нагрузку. К тому же для работника, занимающего эту должность, важны такие личностные качества, как стрессоустойчивость, терпение, оптимизм, дружелюбие, он должен обладать хорошей дикцией, способностью вести переговоры, выразительной грамотной речью, а главное – даром убеждения
Требования
Как правило, минимальными требованиями являются: образование не ниже среднего специального, начальное знание ПК, можно без опыта работы. Из личных качеств чаще всего в объявлениях указывают коммуникабельность и доброжелательность. На высокооплачиваемые вакансии требуют уже специальных знаний и владения английским языком. Если говорить о возрасте, то нижняя граница часто составляет 20 лет (многие считают, что молодые амбициозные девушки не смогут выполнять кропотливую, монотонную работу), верхняя возрастная граница – 40–55 лет.

Секретарь на ресепшн
Обычно вакансию секретаря приемной (секретаря на ресепшн) открывают компании, в офисы которых поступает большое число телефонных звонков или приходит много посетителей. Обычно секретарь на ресепшн отвечает на входящие звонки, распределяет и переключает звонки на номера сотрудников фирмы, принимает факсы, записывает клиентов на прием, провожает посетителей или объясняет, как пройти в нужную комнату, кроме того, получает и распределяет почту, в том числе и электронную. Иногда при большом потоке и посетителей, и входящих звонков на должности секретаря на ресепшн и секретаря на телефон приглашают двух девушек, в некоторых случаях секретарь на ресепшн выполняет дополнительные функции, например офис-менеджера.
Для многих должность секретаря на ресепшн является первой ступенькой карьеры, следующие – секретарь-референт, офис-менеджер, помощник руководителя, помощник менеджера или менеджер.
Требования
Для секретаря на ресепшн большое значение имеют внешние данные, обаяние, культура речи, а значит, на работу приглашают молодых (в 99 % случаев – до 30 лет) девушек с приятной внешностью. Для офисов, где среди посетителей бывают иностранцы, требуется знание языков. Образование не ниже среднего специального (опять же в зависимости от контингента посетителей). Наличие опыта работы не входит в число обязательных требований к соискателям, но является их конкурентным преимуществом. Из личных качеств необходимы доброжелательность, умение сдерживать свои эмоции, терпение. Если в обязанности входит работа с документами, то необходимо знание основ делопроизводства и компьютера на уровне пользователя.

Офис-менеджер
Офис-менеджер занимается обеспечением жизнедеятельности офиса. Он координирует работу секретарей и других «младших» сотрудников офиса, может заниматься вопросами аренды и ремонта помещения. В небольших компаниях офис-менеджер чаще всего один, а в крупных существуют административно-хозяйственные отделы, каждый сотрудник которых имеет узкую специализацию, например, занимается заказом билетов и бронированием гостиниц для руководства или контролирует определенную группу провайдеров услуг для офиса.
Профессия офис-менеджера открывает широкие карьерные горизонты. Во-первых, успешный офис-менеджер при желании может стать, к примеру, администратором крупной гостиницы или магазина. Во-вторых, он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу (получив соответствующее образование, конечно). В-третьих, он может стать референтом руководителя или крупным хозяйственным деятелем, например руководителем отдела снабжения.
Требования
В число обязательных требований для соискателя на эту должность входят высшее образование, знание английского языка и опыт работы.

Секретарь (секретарь-референт)
Секретарь-референт – самая востребованная профессия из административного персонала Правда, многие из соискателей считают, что эта должность не требует особой подготовки и профессионализма, некоторые представляют, что секретарская работа – это приготовление кофе и ответы на звонки.
Здесь требуются общие знания компьютера, умение вести телефонные переговоры и подавать кофе. Это фактически секретарь – помощник руководителя. Чтобы попасть на эту должность, нужно не просто быть отличным профессионалом, но и разбираться в специфике бизнеса своего непосредственного начальника. Как правило, такие секретари – правая рука руководителя. Им могут позвонить в три часа ночи и попросить срочно переслать важные документы или заказать билет на самолет.
Требования
Список требований к секретарям и секретарям-референтам довольно обширен: пунктуальность, дисциплинированность, организаторские способности, внимательность, аккуратность, ответственность, доброжелательность, знание этикета, оптимизм, энергичность, высокая скорость печати, умение обращаться с оргтехникой и мини-АТС, знание 1С. Секретарь должен иметь презентабельную внешность, грамотную речь и хорошую дикцию. Возрастные ограничения содержат три четверти объявлений о вакансиях. Возрастной коридор достаточно широк – от 18 до 45 лет. Однако большинство вакансий адресуется секретарям в возрасте от 20 до 30–35 лет. Чуть более половины работодателей отдает предпочтение женщинам, для остальных пол секретаря не имеет значения.
В последние годы для работодателей стало важным, чтобы секретарь гармонично вписывался в стиль компании. Соискатели уже привыкли к тому, что в серьезных организациях на собеседовании работодателя интересуют не только профессиональные знания соискателя, но и его кругозор. Часто руководители задают нестандартные вопросы на логику мышления, проверяют аналитические способности и умение аргументировано отвечать на вопросы, обращают внимание на способность принимать самостоятельные решения и на профессиональный потенциал.

Персональный ассистент
Это высшая ступень секретарской карьеры. В российской табели о рангах позиция «персональный ассистент» появилась на заре 90-х, когда бизнес активно заимствовал и адаптировал западные образцы. С тех пор персональный ассистент прошел длинный путь трансформаций, превратившись из кукольной красотки, заседавшей в приемной и служившей, в первую очередь, лицом компании, в проверенного профессионала, «правую руку» начальника. Но говорить о расцвете этой профессии в России еще рано: ее популярность сравнительно невысока. Вузы, дающие соответствующее профильное образование, можно сосчитать по пальцам. Сами персональные ассистенты часто относятся к своей должности только как к ступени в карьере. Как следствие – сегодня на российском рынке наблюдается дефицит квалифицированных специалистов.
В обязанности личного помощника входит планирование рабочего дня руководителя, ведение делопроизводства и деловой переписки, визовая поддержка руководителя, контроль исполнения его распоряжений. Часто помощник выступает в качестве синхронного переводчика на переговорах.
Требования
В некоторых компаниях на личных помощников ложится часть функций менеджера по персоналу, PR-менеджера. Соответственно от кандидата на эту позицию требуется умение находить контакт с руководителем, самостоятельность, социальная зрелость, поэтому сегодня многие компании поднимают планку возрастного ценза для личных помощников до 35–40 лет. Одно из требований к персональному ассистенту – психологическая совместимость с руководителем, готовность работать в ненормированном режиме. Начальник может трудиться в выходные и праздники, задерживаться допоздна. Персональному помощнику приходится работать в таком же темпе, а на это соглашается не каждый кандидат.

Оператор ПК
Операторов ПК некоторые руководители порой по старинке называют машинистками, в лучшем случае – наборщицами. Однако разница между требованиями к советской машинистке и современному оператору ПК достаточно существенна, поскольку для первой главным критерием профессионализма были скорость печати и грамотность, а сегодня умения набирать текст, пусть и с большой скоростью и без ошибок, явно недостаточно.
Если же сотрудник справляется со всеми возложенными обязанностями, не исключено, что со временем он начнет продвигаться по карьерной лестнице. Поэтому профессию оператора ПК можно рассматривать в определенной мере как стартовую, ведь далеко не каждому здоровье позволит просидеть за компьютером всю жизнь.
Требования
Помимо аккуратности, внимательности, исполнительности работодатели выдвигают на первый план такие требования, как опыт работы, высшее или среднее специальное образование, знание программы 1С (это кроме основных компьютерных программ – Word, Excel, MS Office, CorеlDraw, Photoshop).. Среди дополнительных требований можно выделить знание делопроизводства, первичных бухгалтерских документов и английского языка, хорошую память, умение работать в команде, высокую работоспособность и приятную внешность, Из личных качеств главное – внимательность. Ценятся также обучаемость, целеустремленность и стрессоустойчивость.

Руководитель службы документационного обеспечения управления (ДОУ)
Пожалуй, в каждом офисе есть эта служба или хотя бы сотрудник, отвечающий за документационное обеспечение управления. В небольших компаниях весь документооборот ложится на плечи одного человека, который иногда совмещает эту работу с другими административными функциями. В более крупных компаниях в структуру ДОУ входят секретарь-делопроизводитель, архивист, менеджер и руководитель.
Обычно на плечи руководителя ДОУ ложатся функции общего контроля делопроизводства и документооборота, работы архива, а также деятельности сотрудников отдела.
Часто руководителем ДОУ становятся бывшие делопроизводители или секретари с большим стажем работы и навыками ведения документооборота.
Требования
Как правило, для работодателей важны возрастные и квалификационные характеристики соискателей на эту должность. Так, необходим опыт работы от трех лет, образование, соответствующее профилю деятельности компании, знание нормативных документов и ГОСТов, исполнительность, аккуратность, пунктуальность. В редких случаях требуется знание английского языка.

Делопроизводитель
Должность секретаря-делопроизводителя существует в некоторых банковских, финансовых структурах, юридических компаниях и крупных организациях со значительным объемом документооборота.
Обычно делопроизводитель принимает, отправляет и сортирует документы, письма и другие деловые бумаги по степени важности, ведет их учет и контроль в специальных журналах, готовит материалы для руководителя.
Требования
Для отличной работы делопроизводителю нужны хорошая долговременная и оперативная память, эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, способность к длительной концентрации внимания, а также толерантность к многочисленным контактам, навыки делового общения, конструктивное восприятие критики в свой адрес, профильное образование и навыки работы с документами. В редких случаях работодатели требуют знаний систем электронного документооборота.

Архивист
Должность архивиста есть не во всех компаниях, часто его функции берет на себя делопроизводитель. Но если объем документооборота значителен, то для ведения архива нужен отдельный сотрудник.
Требования
Должность архивиста в офисе требует знаний компьютерных программ (иногда систем электронного документооборота), высшего образования, опыта работы, умения пользоваться базами данных. Из личных качеств важны усидчивость, исполнительность, аккуратность, внимательность.

Заведующий канцелярией
Заведующий (или руководитель) организует работу канцелярии, обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению, осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением (то есть частично берет на себя функции делопроизводителя), организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение, обеспечивает печатание и размножение служебных документов, участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку, руководит работниками канцелярии.
Требования
Заведующий канцелярией должен знать схемы документооборота; нормативные документы и ГОСТы, порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов, законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда. Также работодатели требуют от соискателя обязательного среднего профессионального образования, но не критичны к стажу работы. Если у кандидата начальное профессиональное образование, то стаж работы по специальности должен быть не менее трех лет. Для некоторых организации необходимо знание английского.

Сотрудники административно-хозяйственного отдела (АХО)
Отдел АХО занимается хозяйственным обеспечением офиса. В небольшой компании (10–30 человек), как правило, все вопросы по ее снабжению и решению других административно-хозяйственных задач ложатся на плечи руководителя и секретаря. Обычно секретарю делегируются полномочия по закупке канцелярских товаров, расходных материалов, контроль за уборкой помещений. Все остальные проблемы ложатся на плечи руководства компании: это и решение вопросов, связанных с благоустройством офиса, и контакты с коммунально-эксплуатационными, государственными и муниципальными контролирующими органами.
Необходимость в отдельном сотруднике, занимающемся административно-хозяйственной деятельностью, возникает у компаний со штатом от 30 человек. В компаниях со штатом от 100 сотрудников административно-хозяйственной работой занимается уже отдел. Все задачи, вмененные в обязанности тому или работнику, четко прописаны в должностной инструкции.
Как правило, за бесперебойное функционирование офиса отвечает руководитель АХО. В его обязанности входит общий контроль за состоянием офиса, других помещений и территорий компании, планирование капитального ремонта, составление смет расходов на хозяйственные нужды. Также он ведет всю договорную работу с обслуживающими организациями и взаимодействует с государственными и муниципальными контролирующими органами.
Требования
В большинстве случаев на административно-хозяйственную работу приглашают мужчин 30–45 лет, не обязательно с высшим образованием, с опытом работы 2–3 года и умением руководить коллективом. Требуются еще и такие качества, как честность, преданность компании, самостоятельность.

Переводчик
Профессия переводчика считается одной из самых престижных и востребованных. И в настоящее время владение иностранным языком – непременный залог высокой зарплаты и быстрого карьерного роста. Однако сначала нужно получить лингвистическое образование, что во все времена было задачей повышенной сложности. Сейчас в престижных вузах конкурс на переводческие факультеты порой достигает 30 человек на место. Кроме того, поступление и последующее обучение требуют значительных материальных затрат.
Часто работникам приходится совмещать функции переводчика и секретаря; менеджера, помощника руководителя и переводчика.
Требования
Обязательные требования – опыт работы, знание двух языков, навыки делового перевода, грамотность.

Взгляд глазами соискателя
Для большинства компаний характерна текучесть административного персонала. «Хорошие места» освобождаются по причине карьерного роста и декретных отпусков их обладательниц. Во многом это связано с тем, что часто соискатели смотрят на должность секретаря, делопроизводителя или офис-менеджера как на «временную» Если взглянуть на рынок предложений глазами кандидатов, то для них важной характеристикой потенциального места работы является перспектива карьерного роста или профессионального развития. Особенно это характерно для претендентов на позиции секретаря приемной и референта. Секретарские должности часто и небезосновательно рассматриваются как стартовые позиции. Именно в те организации, где существует возможность роста, приходят наиболее активные, подготовленные и образованные сотрудники. Для позиции персонального ассистента такая тенденции не характерна, так как она постепенно становится самостоятельной профессией, требующей высокой квалификации.
И поэтому многие соискатели считают, что позиция личного помощника является «потолком» карьеры в области офисного администрирования, но это не так. В крупной компании ассистент руководителя может вырасти до руководителя секретариата, исполнительного директора или заместителя директора по административным вопросам. У офис-менеджера также есть шансы для карьерного роста, например, он может стать административным директором.
Кроме того, работа в административной сфере предоставляет возможность ознакомиться со всеми областями деятельности организации и понять, что именно является наиболее интересным. Можно получить дополнительное образование (если это необходимо) и в дальнейшем развивать карьеру в избранном направлении.